Der konkrete Umfang der jeweiligen Liquidität hängt bei Studiobetreibern unter anderem auch maßgeblich von der zügigen Realisierung offener (Beitrags-) Forderungen ab. Die Relevanz des eigenen Mahnwesens sowie des Forderungsmanagements insgesamt sollte deshalb nicht unterschätzt werden.
Sowohl die unternehmenseigenen Mahnprozesse, als auch die sich in der Regel anschließende Übernahme durch Rechtsanwälte oder Inkassounternehmen sollte – bereits aus Imagegesichtspunkten – absolut rechtssicher gestaltet werden.
Die unternehmenseigenen Struktur- und Ablaufprozesse beim Forderungseinzug entscheiden über die tatsächliche Realisierungsquote. Je stringenter diese Prozesse gestaltet sind, umso effektiver wird die Beitreibung offener Forderungen funktionieren. Oberstes Ziel sollte stets die frühestmögliche Realisierung einer Forderung sein. Dies, weil eine frühe Realisierung für sämtliche Beteiligten immer den kostenschonendsten Weg darstellt.
Mit jeder erfolgreichen außergerichtlichen Einigung und/oder Beitreibung lassen sich bei allen Beteiligten weitere unnötige Kosten einsparen.
Folgender Ablauf ergibt sich meist in der Praxis: Ausgangspunkt für die Entstehung der Forderung, und bestenfalls auch die Begründung des Verzugs bei Nichtzahlung, ist ein rechtssicherer Mitgliedschaftsvertrag, welcher die jeweilige Beitragsforderung über ein kalendermäßig bestimmbares Datum fällig stellt.
Daran anknüpfend ist im Falle einer Nichtzahlung, die in der Regel durch Stornierung mangels Deckung oder wegen Widerspruchs des Bankeinzugs erfolgt, die zeitliche und inhaltliche strukturierte Durchführung des studiointernen Mahnlaufs von erheblicher Relevanz. Insoweit haben sich bestimmte Mahnketten als besonders wirksam erwiesen.
Nach Durchführung dieser studiointernen Mahnläufe sollte bereits ein Großteil der offenen Forderungen realisiert sein und dem Studiobetreiber wieder liquiditätsmäßig zur Verfügung stehen. Die sodann noch offenen Beitragsforderungen sollten von einem darauf spezialisierten und mit Branchenerfahrung ausgestatteten Dienstleister geltend gemacht werden.
Werden diese Dienstleister in einem zeitlich engen Zeitfenster zu dem letzten Beitreibungsversuch des Studiobetreibers tätig, wird dies auch zu einer höheren Realisierungsquote führen. Spätestens jetzt ist für das weitere Vorgehen die Motivlage eines Schuldners (also: warum zahlt das „Mitglied“ nicht?) wichtig. Kann die Motivlage in Erfahrung gebracht werden, so kann sich daraus das weitere entsprechende Vorgehen ergeben.
Beitragsforderungen aus dem „Mitgliedschaftsvertrag“ Forderungen von Studiobetreibern resultieren in der Regel aus den jeweiligen „Mitgliedschaftsverträgen“. Meist
handelt es sich bei den zugrunde liegenden Vertragsverhältnissen um Dauerschuldverhältnisse.
In dem vertraglichen Mitgliedschaftsvertrag werden Erstlaufzeiten, eine Verlängerung auf unbestimmte Zeit und Kündigungsfristen vereinbart. Die Höhe des vom Kunden zu entrichtenden monatlichen, 14-tägige oder /wöchentlichen Beitrages wird vertraglich vereinbart. Ebenso der Fälligkeitszeitpunkt, welcher bei den meisten Verträgen auf den 01. oder 15. eines Monats gelegt wird oder bei wöchentlicher Zahlungsweise auf einen bestimmten Tag.
Bei der Forderungsmanagementstrategie sollte die Geschäftsleitung der Studioverwaltung einen stringenten und zwingend einzuhaltenden Ablaufplan vorgeben (Bildquelle: © DOC RABE Media - stock.adobe.com)
Damit eine durchsetzbare Forderung vorliegt, müssen der Mitgliedschaftsvertrag und die Vereinbarung der Forderung wirksam sein. Die Forderung darf nicht zu unbestimmt sein, sodass z. B. bei Beiträgen, die aus einer Beitragserhöhungsklausel resultieren, besondere Vorsicht geboten ist.
Forderungen sind nur dann durchsetzbar, wenn sie auch fällig sind. Ein Schuldner kommt nach der gesetzlichen Regelung des § 286 BGB in Verzug, wenn er innerhalb von 30 Tagen nicht zahlt und in der Rechnung darauf hingewiesen wurde. Ferner gerät ein Schuldner in Verzug, wenn er nach dem Eintritt der Fälligkeit gemahnt wird, wobei der Gläubiger den Zugang der Mahnung beweisen muss.
Ebenso wird Verzug begründet, wenn der Schuldner die Leistung ernsthaft und dauerhaft verweigert. Einer Mahnung bedarf es nicht, wenn für die Leistung (gemeint ist die Zahlung) eine Zeit nach dem Kalender bestimmt ist. Die meisten Mitgliedschaftsverträge enthalten eine Regelung zur Fälligkeit für die Beitragszahlungen. Beispielsweise kann eine Fälligkeitsregelung für die Beiträge wie folgt lauten: „Die vereinbarten Beiträge werden jeweils zum 1. eines Monats zur Zahlung fällig.“
In diesem Fall gelangt das Mitglied auch ohne Mahnung automatisch ab dem zweiten eines Monats durch Zeitablauf in Verzug, da für die Leistung eine Zeit nach dem Kalender bestimmt ist. In der Regel werden die Beiträge durch Bankeinzug vom Konto des Kunden eingezogen. Unterbleibt der Einzug aus Gründen, für die der Kunde nichts kann, so gerät er auch nicht in Verzug. Dies folgt aus § 286 Abs. 4 BGB, wonach ein Schuldner nicht in Verzug kommt, solange die Leistung infolge eines Umstands unterbleibt, den er nicht zu vertreten hat.
Ist das Mitglied mit der Verpflichtung zur Beitragszahlung in Verzug geraten, schuldet es Schadensersatz. Als solchen können Sie als Studiobetreiber zum Beispiel Mahngebühren, Zinsen sowie Gerichts-, Inkasso- und Anwaltsgebühren von dem Schuldner ersetzt verlangen. Dabei ist zu berücksichtigen, dass jeweils nur ein angemessener Betrag verlangt werden kann.
Das studiointerne Mahnverfahren
Für den Umgang mit Nichtzahlern gilt, dass jeder Unternehmer und für sich entscheiden muss, wie dieser konkret erfolgen soll. Die Geschäftsleitung der Studioverwaltung sollte in jedem Fall den in der Studioverwaltung mit dem Mahnwesen beauftragten Mitarbeitern einen stringenten und zwingend einzuhaltenden Ablaufplan vorgeben.
Zeit, also ein beschleunigtes Vorgehen ist bei der Forderungsbeitreibung ein nicht zu unterschätzender Faktor, sodass bei Auftreten einer offenen Forderung zeitnah gehandelt werden sollte. Dies auch, weil die Durchsetzung der Forderung mit voranschreitender Zeit schwieriger, bei Eintritt von Verjährung sogar extrem unwahrscheinlich wird.
Wie oben dargestellt, gerät der Kunde bei Vorliegen einer vertraglichen Fälligkeitsregelung, mit Ablauf des vertraglich vereinbarten Zahlungszeitpunktes und einer Nichtzahlung, automatisch in Verzug. Zahlt der Kunde zu diesem vertraglich vereinbarten Zeitpunkt nicht bzw. kommt es im Rahmen des Bankeinzugsverfahrens zu einer Rücklastschrift, so befindet sich der Kunde in Verzug.
Der Studiobetreiber sollte dann unverzüglich agieren. Dies binnen der nächsten zehn Tage nach einer Nichtzahlung oder z. B. einer Rücklastschrift. Eine Mahnung wäre in dieser Konstellation nicht einmal erforderlich.
Aus Gründen der Kundenschonung und der damit einhergehenden Kundenbindung ist eine Mahnung jedoch in jedem Falle sinnvoll. Dies auch, weil es immer wieder Mitglieder gibt, bei denen es nur vereinzelt oder sehr selten zu Zahlungsrückständen kommt bzw. Ursache eine fehlerhafte Bankverbindung oder ähnliches ist. In derartigen Situationen würde es das Mitglied als nicht sachgerecht empfinden, wenn sofort ein Inkassounternehmen oder eine Anwaltskanzlei den Rückstand geltend macht.
Sollte das Mitglied die Forderungen nach der letzten Mahnung nicht beglichen haben, ist die Hinzuziehung externer Dienstleister unerlässlich (Bildquelle: © MQ-Illustrations - stock.adobe.com)
Ziel einer Mahnung ist es, den Kunden zur sofortigen Zahlung zu bewegen. Dem säumigen Mitglied sollte ein kurzes, freundliches, aber bestimmendes Schreiben zugeschickt werden. Vielfach genügt die Mahnung bereits, um die Zahlung auszulösen.
Jedes Mahnschreiben sollte so verfasst sein, dass der Schuldner den Inhalt versteht. Deshalb sollten Mahnschreiben klar und kurz sowie leicht verständlich und optisch ansprechend aufgebaut sein. Die erste Mahnung sollte möglichst kurzfristig nach Fälligkeit und nicht erfolgter Zahlung erfolgen.
Das nichtzahlende Mitglied
Welches konkrete weitere Vorgehen im Einzelfall sinnvoll ist, hängt auch maßgeblich von der Motivlage des Schuldners, also des nichtzahlenden Mitglieds, ab. Eine tatsächliche Realisierung der offenen Mitgliedsbeiträge setzt voraus, dass das Mitglied zahlen will und zahlen kann.
Ist das Mitglied grundsätzlich leistungsfähig, kann die Zahlung versehentlich unterblieben sein. Hat ein Kunde z. B. nur kurzfristig ein ungedecktes Konto, reicht meist eine Mahnung aus, damit der Zahlungsrückstand beglichen wird. Teilweise sind Mitglieder auch zahlungsfähig, wollen aber nicht zahlen. Dies zum Beispiel, weil sie meinen, dass vertragliche Klauseln unzulässig seien oder ein außerordentliches Kündigungsrecht bestehe.
Solche zahlungsunwilligen Kunden zur außergerichtlichen Zahlung zu bewegen, ist deutlich schwieriger. Oftmals muss das Bestehen solcher Forderungen gerichtlich geklärt werden. Wichtig für Studiobetreiber ist insoweit eine gute anwaltliche Vertretung, gerade auch, um bei ihrem Heimgericht als seriöser Anbieter vor Ort wahrgenommen zu werden. Gerade aus Imagegesichtspunkten ist ein konsequentes Vor-
gehen in solchen Fällen wichtig.
Im Fall eines zahlungsunfähigen Mitglieds ist ebenfalls zwischen einem zahlungswilligen und einem zahlungsunwilligen Fall zu unterscheiden. In ersterem Fall können, auch zur Vermeidung weiterer (gerichtlicher) Kosten, oft noch Lösungen wie Ratenzahlungsvereinbarungen gefunden werden.
Handelt es sich hingegen um einen zahlungsunwilligen und zudem zahlungsunfähigen Kunden, ist das weitere Vorgehen konkret zu prüfen. Dies auch, um unnötige Kosten zu vermeiden, auf denen der Studiobetreiber „hängen“ bleiben könnte. In Einzelfällen kann es sein, dass allein aus Imagegründen eine gerichtliche Durchsetzung zwingend erforderlich ist, weil es sich bei dem Kunden um ein „Sprachrohr“ handelt, der mit seinen falschen rechtlichen Bewertungen eine Vielzahl weiterer Kunden oder Interessenten „infiziert“.
Liegt beim Mitglied Zahlungsunfähigkeit vor, sollte das weitere Vorgehen von dem jeweiligen Inhalt der entsprechenden – spätestens vor gerichtlicher Geltendmachung einzuholenden – Bonitätsinformationen abhängig gemacht werden.
Einbeziehung externer Dienstleister
Falls das Mitglied die Forderungen nach der letzten Mahnung des Studios nicht beglichen hat, ist die Hinzuziehung externer Dienstleister, die sich auf die Beitreibung von Forderungen aus einem Mitgliedschaftsvertrag spezialisiert haben, unerlässlich. Die Dr. Geisler, Dr. Franke Rechtsanwälte Part mbB hat in Zusammenarbeit mit der BI-Inkasso GmbH ein zweistufiges Betreibungsmodell entwickelt
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