Wer sich gerade in einem Gefühl der Ermüdung oder Ermattung befindet, sollte jetzt unbedingt weiterlesen. Denn nicht jedes Wachstum ist ein Gewinn – zumindest dann nicht, wenn die eigenen Strukturen nicht im gleichen Tempo mitwachsen. Wachstum verzeiht keine fehlenden Prozesse. Was ist damit gemeint? Einige Beispiele aus der Betreuung von mittlerweile über 150 Therapiezentren in Deutschland.
Rezeptionsprozesse
Der Dreh- und Angelpunkt jeder Praxis ist die Rezeption. Hier laufen alle Informationen zusammen. Hier wird organisiert, koordiniert und kommuniziert. Nicht umsonst werden Rezeptionsmitarbeiter gerne als Praxismanager bezeichnet. Mit wachsendem Unternehmen steigt die Zahl der Therapeutinnen und Therapeuten – und damit auch der Durchlauf an der Rezeption. Häufig werden weitere Rezeptionskräfte eingestellt, weil das der nächste notwendige Schritt zu sein scheint.
Was dabei oft vernachlässigt wird, sind die Strukturen. Denn diese stammen häufig noch aus der Anfangszeit der Praxis und werden dem Wachstum nicht mehr gerecht. Das führt zu enormem Stress an der Rezeption. Die Folgen können gravierend sein: Das wirtschaftlich wichtige Ausfallhonorar wird nicht konsequent durchgesetzt, Terminbücher werden nicht sinnvoll gefüllt oder es entstehen fehlerhafte Abrechnungen aufgrund falsch bearbeiteter Rezepte.
Im Beratungsalltag begegnen immer wieder dieselben Beispiele:
- Das Telefon bleibt die wichtigste Kontaktmöglichkeit – der Arbeitsalltag an der Rezeption
wird dadurch dauerhaft fremdbestimmt. - Die Aufklärung zum Behandlungsvertrag erfolgt weiterhin auf Papier, obwohl Patienten-Terminals oder Videobotschaften deutlich effizienter wären.
- Digitale Kontaktwege wie E-Mail, Kontaktformular oder WhatsApp werden kaum genutzt, obwohl sie eine echte Win-win-Situation bieten.
- Rezepte werden zu spät kontrolliert – häufig erst während oder nach der Behandlung statt davor.
- Der Erstkontakt erfolgt nicht einheitlich, was zu vermeidbaren Fehlern bei Rezeptgebühren, Zahlungszielen oder vergessenen Unterlagen führt.
In kleinen Praxen fallen viele dieser Punkte kaum ins Gewicht. Mit zunehmendem Wachstum sieht das jedoch anders aus. Der Stress, wirtschaftliche Schäden und die Unzufriedenheit landen am Ende beim Inhaber.
Führungskompetenz
Jede Gruppe von Menschen, die sich gemeinsam organisieren soll, benötigt Führung. Das bedeutet: Als Geschäftsführer muss man sich bewusst Zeit für die Menschen nehmen, die im Unternehmen arbeiten. Geschieht das nicht, sind die Folgen häufig eine zu geringe Identifikation mit der Praxis, zu wenig eigenverantwortliches Handeln und eine uneinheitliche Kommunikation im Team sowie gegenüber den Patienten.
Im Praxisalltag begegnen immer wieder dieselben Indikatoren für zu geringe Führungskompetenz. Team-Meetings ohne Struktur sind ein häufiges Zeichen: Wenn nach einem Meeting das Gefühl bleibt, dass viel gesprochen, aber wenig erreicht wurde, liegt das häufig an fehlender Vorbereitung oder Nachbereitung. Dazu kommen unklare Zuständigkeiten – kein Organigramm, keine klare Antwort auf die Frage, wer wofür verantwortlich ist. Auch das Onboarding neuer Kollegen ist oft unstrukturiert, wodurch die gewünschte Organisationsqualität deutlich später erreicht wird. Und schließlich fehlt es häufig an regelmäßigem Feedback und Austausch – Feedbackgespräche und Bereichsmeetings finden gar nicht oder nur unregelmäßig statt, besonders bei mehreren Standorten oder Wechselschichten.
Fazit – fehlende Prozesse
Vielleicht hat man sich beim Lesen an der einen oder anderen Stelle wiedererkannt. Die gute Nachricht: Keine dieser Herausforderungen entsteht, weil das Team schlecht arbeitet. Sie entstehen, weil die Praxis gewachsen ist. Wachstum bedeutet also, dass man etwas richtig macht. Doch genau jetzt braucht es neue Strukturen. Aus der Erfahrung mit über 150 Therapiezentren ist es nicht der Fachkräftemangel, der wachsende Praxen ausbremst. Es sind fehlende Prozesse, unklare Verantwortlichkeiten und eine Organisation, die mit dem Unternehmen nicht mitgewachsen ist. Erfolgreiche Unternehmen wachsen deshalb nicht nur in der Mitarbeiterzahl oder im Umsatz – sie wachsen vor allem in ihrer Organisation.
Wie gute Prozesse die Physiotherapiepraxis entlasten
Eine Empfehlung
Es lohnt sich, bewusst innezuhalten und folgende Frage zu stellen: „Welche Prozesse in meiner Praxis funktionieren heute nur deshalb, weil einzelne Mitarbeitende sie mit viel persönlichem Einsatz auffangen?“ Genau dort beginnt häufig der nächste Wachstumsschritt. Wer dabei Hilfe braucht, weil man den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr sieht – Unterstützung ist gerne möglich.
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