BODYMEDIA: Euer Leitspruch lautet seit Kurzem „Gestalten statt Verwalten“. Vorher war es „Therapie statt Bürokratie“. Was steckt dahinter und warum der Wechsel?
Robin Louis Schmidt: „Therapie statt Bürokratie“ gilt inhaltlich weiter – Praxen ertrinken nach wie vor in Verwaltung. Aber der Satz hat eine Erwartung geweckt, die wir bewusst nicht bedienen: Wir sind kein Praxisverwaltungssystem und wollen auch keines werden. Für die Abwicklung der Therapie ist das Praxisverwaltungssystem (PVS) zuständig. Wir setzen davor und dahinter an.
Deshalb „Gestalten statt Verwalten“. Wir schaffen Freiraum für Inhaber, Geschäftsführung, Therapeuten und Empfang, die Praxis weiterzuentwickeln, statt sie nur zu verwalten. Das ist heute entscheidender als je zuvor: Die Sparmaßnahmen der Kostenträger machen die klassische Therapie wirtschaftlich immer enger. Bessere Verwaltung allein finanziert im nächsten Jahr keine höheren Gehälter. Gestaltung schon. Der alte Satz ist damit nicht ungültig geworden. Er ist die Voraussetzung für den neuen.
BODYMEDIA: Beschreibe bitte kurz, wie euer System in Praxen eingesetzt wird und wie es bisher isolierte Systeme verbindet.
Robin Louis Schmidt: Wir setzen genau dort an, wo es in der Praxis am kompliziertesten wird: bei der Aufnahme. Heute ruft der Patient an, die Rezeption oder ein KI-Telefonassistent legt ihn grob im PVS an – Name, E-Mail, vielleicht ein erster Termin. Für die Verordnung fehlt der Rest und am Telefon ist er kaum zu erheben. Also passiert es vor Ort und bindet Zeit genau dann, wenn keine da ist. Dafür gibt es jetzt neu unseren Web-Kiosk. Der Patient bekommt einen Link – automatisch aus dem PVS oder über ein Plug-in auf der Praxis-Website – und trägt zu Hause alles ein, was die Praxis braucht: Stammdaten, Foto der Verordnung, Einwilligung und Behandlungsvertrag. Wer lieber vor Ort ausfüllt, macht dasselbe am Kiosk im Empfangsbereich. Und weil man den Patienten an dieser Stelle ohnehin erreicht, kann die Praxis dort auch informieren – Parkplatz, Handtuch, Ablauf – und Zusatzangebote platzieren. Wir nennen das intern die Apfeltasche: die freundliche Frage im richtigen Moment.
Der Patient kommt vorbereitet, der Empfang ist entlastet. Bei tief integrierten Systemen wie DataCure oder Noventi ORA laufen die Daten automatisch ins PVS, bei allen anderen per PDF417-Barcode. Die rechtlichen Grundlagen laufen über unser Consent-Management. Das funktioniert bereichsübergreifend – Physiotherapie, T-RENA, Rehasport – und weitere Systeme lassen sich anbinden, etwa Superchat, milon oder Noventi myYOLO. Dahinter steht unsere Steuerungsplattform: Inhaber sehen, wie ihre Praxis tatsächlich läuft, statt es zu ahnen, und bekommen von unseren Assistenten mit Branchenwissen konkrete Hinweise dazu.
BODYMEDIA: Welche Rolle spielt KI dabei?
Robin Louis Schmidt: eine assistierende. KI ist bei uns kein Verkaufsargument, sondern ein Werkzeug an genau den Stellen, an denen sonst Menschen stumpfe Arbeit machen müssten. Als erstes Beispiel dafür dient unsere smarte Verordnungserfassung: Im gesamten Patienten-Onboarding setzen wir KI für die Erfassung und Prüfung von Verordnungen ein. Sie unterstützt Patientinnen und Patienten dabei, schnell und unkompliziert durch den Prozess zu kommen, und erkennt mögliche Fehler frühzeitig. Wir liefern Hinweise, keine Urteile.
Zweitens der heyRobin-Agent. Wir binden sehr leistungsfähige Sprachmodelle datenschutzkonform ein – Hosting in Deutschland, vertraglich abgesichert – und verbinden sie mit Branchenwissen und den Daten der Praxis. Das Ergebnis ist ein Ansprechpartner, der Inhaber und Team rund um die Uhr bei der Weiterentwicklung unterstützt.
BODYMEDIA: Was ändert sich für Praxisbetreiber und Mitarbeiter?
Robin Louis Schmidt: Einiges. Zuerst der Fokus: Der Empfang wird nicht mehr im Minutentakt unterbrochen, Therapeuten haben weniger Nacharbeit an der Dokumentation. Das spüren Praxen als Erstes und offen gesagt entscheidet genau das über die Akzeptanz im Team.
Für den Inhaber kommt eine zweite Ebene dazu: Transparenz. Er sieht Auslastung, Ausfälle und offene Vorgänge, statt sie zu ahnen. Daraus entsteht der eigentliche Hebel. Wer weniger Ausfälle hat, macht mehr Umsatz mit denselben Räumen und demselben Team. Und wer die Verwaltung automatisiert hat, kann zusätzliche Leistungsbereiche aufbauen, ohne parallel eine zweite Verwaltung mit aufzubauen. Genau daran scheitert es heute meistens – nicht am Willen, sondern am Aufwand. Dazu kommt Unabhängigkeit. Viele Praxen sitzen in einem Datensilo und haben schlicht keine Handlungsmöglichkeit mehr. Da holen wir sie raus.
BODYMEDIA: Wie läuft das Onboarding – wie schnell ist man startklar?
Robin Louis Schmidt: Wir machen keine monatelangen Projekte. Der Ablauf: Erstgespräch und Bedarfsklärung, Konfiguration auf die Praxis und ihre Leistungsbereiche, Hardware-Einrichtung vor Ort, eine kompakte Teamschulung, dann Livegang mit Begleitung. In der Regel sind Praxen wenige Wochen nach der Entscheidung im Echtbetrieb. Wichtig ist uns dabei: Nach dem Go-live lassen wir niemanden allein. Wir haben Praxen, die in wenigen Monaten weit über tausend Aufnahmen samt Einwilligung und Behandlungsvertrag vollständig digital abgewickelt haben. Das passiert nicht durch Software allein, sondern weil das Team sie wirklich nutzt.
BODYMEDIA: Mit welchen Praxissoftwarelösungen ist heyRobin integriert?
Robin Louis Schmidt: heyRobin ist unabhängig vom Praxisverwaltungssystem. Es wird parallel eingesetzt für alle Herausforderungen, die das PVS nicht abdeckt. Zudem kooperieren wir mit verschiedenen Systemen. Der Unterschied liegt dann in der Tiefe der Möglichkeiten. Zum Beispiel DataCur und Noventi ORA haben heyRobin tief integriert; dort läuft die Datenübernahme vollautomatisch, weil diese Anbieter ihren Kunden den maximalen Mehrwert bieten wollen. Bei anderen Systemen übergeben wir die Daten per PDF417-Barcode. Das funktioniert zuverlässig, ein Handgriff bleibt. Angebunden ist außerdem Noventi myYOLO für den Rehasport, Mitgliedschaften und T-RENA.
BODYMEDIA: Worauf können sich Betreiber zukünftig freuen – von euch und vom KI-Einsatz generell?
Robin Louis Schmidt: Konkret bei uns: Wir bauen Web-Kiosk und den Kiosk vor Ort weiter aus, integriertes Payment kommt dazu, und wir öffnen das System über Schnittstellen stärker, damit sich weitere Praxissoftware, Tools und Fachanwendungen anbinden lassen.
Der größere Punkt ist aber ein anderer. Wir haben als Branche jahrelang über Digitalisierung gesprochen und damit gemeint, dass Verwaltung jetzt eben digital stattfindet. Der nächste Schritt ist, dass Praxen die Kontrolle über ihre Prozesse und ihre Daten zurückgewinnen und wieder selbst am Steuer sitzen. KI spielt dabei die entscheidende Rolle, weil aus abstrakter Technik verständliche Sprache und nachvollziehbare Prozesse werden – unser heyRobin-Agent ist dafür der erste Aufschlag.
Für die Praxis heißt das: meine Daten, meine Prozesse, meine Entscheidung, meine Gestaltung. Und dieses Versprechen werden wir weiter vorantreiben – im Zweifel so lange, bis der Rest des Marktes nachzieht.
Bildquelle Header: © heyRobin
