Unsere 12 Tipps für eine bessere Mitarbeiterkommunikation in der Übersicht:
- Status quo analysieren
- Transparente Kommunikation fördern
- Regelmäßige Teammeetings etablieren
- Feedbackkultur entwickeln
- Digitale Kommunikationsmittel nutzen
- Klare Kommunikationskanäle definieren
- Mitarbeiter in Entscheidungsprozesse einbinden
- Erfolge gemeinsam feiern
- Visuelle Kommunikation einsetzen
- Interne vor externer Kommunikation
- Kommunikationsverantwortliche benennen
- Kommunikationsstrategie regelmäßig überprüfen
In jedem Unternehmen findet Mitarbeiterkommunikation statt – bei manchen sicher etwas ausgeprägter als bei anderen, aber bekannterweise kann man ja nicht nicht kommunizieren. Auch in Physiopraxen gibt es immer wieder Themen, über die die Mitarbeiter informiert werden sollten. Trotzdem zeigen verschiedene Untersuchungen, dass sich 60 bis 70 % der Mitarbeiter nicht vollständig informiert fühlen. Zeit also, die Mitarbeiterkommunikation besser zu machen. Das geht ganz einfach mit unseren 12 Tipps.
Am Anfang steht die Analyse
Um überhaupt einen Überblick über den aktuellen Status der Mitarbeiterkommunikation zu bekommen, sollte man den Status quo analysieren. Dieser Schritt ist wirklich wichtig und wird in den seltensten Fällen bewusst durchgeführt.
Viele Unternehmer haben einen groben Überblick, wie der Status der Mitarbeiterkommunikation ist, haben aber häufig keine verlässlichen Daten. Daher sollten Praxisinhaber die Mitarbeiterkommunikation der letzten zwei Jahre in den Blick nehmen und auf unterschiedliche Punkte prüfen. Dazu kann man sich die folgenden Fragen stellen:
- Welche Wege der Mitarbeiterkommunikation wurden am häufigsten genutzt
- Wie wurden diese von den Mitarbeitern angenommen
- Welche Inhalte wurden im Rahmen der Mitarbeiterkommunikation vermittelt
- Konnten die Ziele der Mitarbeiterkommunikation erreicht werden
- Wie ist die Art der Kommunikation und unterstützt sie das Miteinander in der Praxis?
Je umfassender die bestehende Mitarbeiterkommunikation betrachtet wird, desto genauer lassen sich aktuelle Stärken und Schwächen identifizieren. Nur wer den Status quo kennt, weiß, in welche Richtung er gehen muss, um die Mitarbeiterkommunikation so zu gestalten, dass sie ihr Ziel wirklich erreicht. Hier ist das Feedback der Mitarbeiter essenziell. Es bietet sich also an, im Rahmen eines Meetings Rückmeldungen zu sammeln und mit diesen sowie den eigenen Wahrnehmungen einen Status quo festzustellen.
Gute Mitarbeiterkommunikation stärkt die Bindung ans Unternehmen
Die Mitarbeiterkommunikation ist ein guter Weg, um die Mitarbeiter über aktuelle Entwicklungen zu informieren, sie ist aber ein noch besseres Mittel, um diesen das Gefühl zu geben, Teil eines großen Ganzen zu sein und das Vertrauen in die Praxis zu fördern.
Je offener und transparenter kommuniziert wird, desto einfacher wird es für die Mitarbeiter, sich zugehörig zu fühlen. Daher sollte man in der Mitarbeiterkommunikation aktiv über die Praxisziele und anstehende Veränderungen sprechen, dabei aber nicht vergessen, das Erreichte zu feiern. Gerade in Deutschland nimmt man Erfolge gerne einfach so hin – dabei darf das Team gerne spüren, dass sich ihre Arbeit auszahlt. Eine transparente Kommunikation hat aber noch einen weiteren Vorteil: Es entstehen weniger Missverständnisse im Team, die wiederum den Kommunikationsaufwand erhöhen.
So unverzichtbar digitale Kommunikation in der Physiopraxis auch ist – sie ersetzt nicht alles, z. B. die persönlichen Kontakte mit den Kollegen. Daher sollte ein regelmäßiges, zweiwöchiges, mindestens aber monatliches persönliches Team-Meeting stattfinden. Nicht nur um Informationen auszutauschen und zu diskutieren, sondern auch um einen Statusbericht der Mitarbeiter zu aktuellen Herausforderungen zu ermöglichen, sich persönlicher kennenzulernen oder einfach gemeinsam Spaß zu haben.
Diese persönlichen Treffen helfen dabei, die Kommunikationsarten der Kollegen besser zu verstehen, und ermöglicht so eine offene Kommunikationskultur. Die Team-Meetings haben das Potenzial, absolute Highlights für die Mitarbeiter zu werden, wenn man sich als Praxisinhaber etwas Mühe bei der Planung gibt und auflockernde Elemente wie z. B. ein Quiz oder Möglichkeiten zum Austausch integriert.
Mitarbeiter zur Diskussion anregen
Mitarbeiterkommunikation sollte niemals nur eine Einweg-Kommunikation sein, sondern immer Raum für Feedback geben. In großen Unternehmen oder Konzernen ist das aufgrund der schieren Menge von Mitarbeitern viel schwieriger als in den kleineren Physiopraxen mit einer überschaubaren Mitarbeiteranzahl, wo sich meist alle persönlich kennen.
Daher sollte der Praxisinhaber seine Mitarbeiter ermutigen, Feedback zu geben und anzunehmen. Das gilt natürlich für alle Abläufe im Unternehmen, aber eben auch bei der Mitarbeiterkommunikation. Gerade dann, wenn es um kontroverse Themen geht, die kommuniziert werden sollen, hilft dem Praxisinhaber ein offenes, konstruktives Feedback der Mitarbeiter. Besteht keine Feedbackkultur, könnten sich Mitarbeiter nicht gehört fühlen und die Bindung zur Praxis verlieren.
Viele Unternehmer haben einen groben Überblick, wie der Status der Mitarbeiterkommunikation ist, haben aber häufig keine verlässlichen Daten (Bildquelle: © BestLens/peopleimages.com – stock.adobe.com)
Eine gute Feedbackkultur zeichnet sich z. B. durch regelmäßige Mitarbeiterbefragungen, ein 360-Grad-Feedback, vor allem für Führungskräfte, offene Sprechstunden des Inhabers, die Mitarbeiter im Rahmen ihrer Arbeitszeit nutzen können, sowie anonyme Feedback-Möglichkeiten aus. Letzter Punkt ist in kleinen Unternehmen nicht einfach umzusetzen, da man in der Art des Feedbacks häufig Rückschlüsse auf den Feedbackgeber ziehen kann.
Tipp Nr. 5 ist der Einsatz von digitalen Kommunikationsmitteln. In der modernen Welt sollten sie den größten Teil der Mitarbeiterkommunikation übernehmen, da Informationen effizienter verbreitet werden können und den Austausch über die kommunizierten Themen erleichtern. Wer mehr darüber erfahren möchte, kann unseren Artikel ab Seite 30 lesen. Hier widmen wir dem Thema digitale Mitarbeiterkommunikation einen eigenen Artikel.
Die richtigen Kommunikationskanäle bestimmen
Es sollte klar definiert sein, welche Informationen über welche Kanäle kommuniziert werden. Das verhindert nicht nur Missverständnisse, sondern sorgt zusätzlich für eine strukturierte Informationsweitergabe.
Wer z. B. auf den monatlichen Team-E-Mail-Newsletter Feedback zu den einzelnen Themen gibt, erreicht zwar den Absender, nicht aber die Kollegen, für die seine Meinung möglicherweise auch spannend ist. Zudem ist nicht jeder Mitarbeiter bereit, seine private E-Mail-Adresse für betriebliche Zwecke zu nutzen, und wäre dann von der Kommunikation ausgeschlossen.
Die Kommunikationskanäle sollten zudem mitarbeiterorientiert gewählt werden. Verschickt ein Praxisinhaber bspw. alle Informationen via WhatsApp, kann es bei den Mitarbeitern, die sich mehr Struktur wünschen, zu Widerstand und dem Übersehen von Nachrichten kommen. Hier lohnt es sich, mit dem Team zu erarbeiten, welche Information sie über welchen Kanal erfahren möchten.
Mitarbeiter sollten miteinbezogen werden
Und damit sind wir auch gleich beim nächsten Tipp. Die Mitarbeiter sollten in die Entscheidungsprozesse über die Wahl der Kommunikationskanäle eingebunden werden. Generell ist es sinnvoll, seine Angestellten bei wichtigen Entscheidungen in der Physiopraxis, die sie betreffen werden, einzubeziehen. Da die Mitarbeiterkommunikation ja darauf ausgerichtet sein sollte, zu informieren und einen Diskurs zu ermöglichen, ist es umso wichtiger, die Kommunikationskanäle zu wählen, die am Ende auch genutzt werden.
Insbesondere bei einem heterogenen Team kann das zu Meinungsverschiedenheiten führen, die vom Praxisinhaber gut moderiert werden müssen. Erfahrungsgemäß freuen sich gerade eher technikskeptische Mitarbeiter wenig darüber, ein weiteres digitales Tool zu nutzen, während es anderen gar nicht genug Firmenapps geben kann. Hier gilt es im Dialog die Vorteile aufzuzeigen und gute Kompromisse zu finden. Letztlich stärkt die Mitarbeiterbeteiligung die Identifikation mit der Physiopraxis und erhöht das Verantwortungsbewusstsein der Mitarbeiter. Und genau das wünscht man sich doch als Inhaber.
Erfolge dürfen gefeiert werden
Wie bereits zu Beginn angesprochen, tun sich die Deutschen etwas schwer damit, ihre Erfolge zu feiern. Werden sie dann doch mal gelobt, haben viele Mitarbeiter Schwierigkeiten damit, diese Wertschätzung auch anzunehmen. Dabei ist das Feiern der Erfolge von Einzelnen oder von Teams ein wichtiges Mittel, um die Unternehmenskultur zu fördern. Und Gründe gibt es genug: Patienten, die lange auf Physiotherapie angewiesen waren, können ihren Alltag wieder eigenständig bestreiten, ein Teammitglied hat eine umfassende Weiterbildung mit Bestnoten bestanden oder aber der Mietvertrag für die Praxiserweiterung konnte nach langen Monaten des engen Ringens endlich unterschrieben werden.
So unverzichtbar digitale Kommunikation in der Physiopraxis auch ist – sie ersetzt nicht alles, z. B. die persönlichen Kontakte mit den Kollegen. Daher sollte ein regelmäßiges Team-Meeting stattfinden (Bildquelle: © peopleimages.com – stock.adobe.com)
Die Mitarbeiterkommunikation ist hier ein effektives Mittel, um das Erreichte öffentlich zu machen, am besten so schnell wie möglich. Egal, ob die Kommunikation mithilfe eines Chats, im Rahmen eines internen Newsletters oder eines Team-Meetings stattfindet, sollte das so schnell wie möglich und optimalerweise in einer ehrlichen und authentischen Weise stattfinden.
Wenden wir uns nun einmal der Präsentation der Inhalte in der Mitarbeiterkommunikation zu. Egal, wie komplex oder einfach das Kommunizierte zu verstehen ist, sollte der Inhalt immer von visuellen Elementen wie Infografiken oder Videos begleitet werden. Das macht es den Mitarbeitern einfacher, die Inhalte wahrzunehmen und, gerade im Kontext von komplexen Informationen, diese auch zu verstehen. Das ist natürlich in einem Umfeld von digitaler Mitarbeiterkommunikation deutlich einfacher umzusetzen als in einem nicht-digitalen Setting. Spätestens aber, wenn es z. B. um Prozesse geht, lässt es sich nicht vermeiden.
Intern sollte vor extern kommen
Immer wieder kommt es vor, dass Patienten eine Neuheit in der Praxis bereits vor den Therapeuten und anderen Mitarbeitern kennen. Das ist vor allem dann der Fall, wenn die externe Kommunikation im Vergleich zur internen Kommunikation priorisiert wird. Gerade Ideen, die Praxisinhaber schon länger mit sich tragen und vielleicht nur in einem kleinen Kreis diskutiert wurden, wollen irgendwann mal nach draußen und da kann es leicht passieren, dass Patienten davon mitbekommen. Für die Mitarbeiter ist das natürlich keine leichte Situation. Im schlechtesten Fall diskutieren sie mit dem Patienten auf der Basis veralteter Informationen und fühlen sich – zu Recht – nicht abgeholt.
Um die eigenen Mitarbeiter nicht in für sie ungünstige Situationen zu bringen, sollte die interne Kommunikation immer vor der externen stehen. Das bringt gleich mehrere Vorteile mit sich: So haben die Mitarbeiter alle den gleichen Kenntnisstand und können geschlossen nach außen auftreten. Gerade bei Informationen, die etwas kritisch sind, sollte das unbedingt beachtet werden. Da sie die Information als erste erfahren, können sie ihr Wissen und ihre Ideen einbringen und schaffen die Möglichkeit für einen Diskurs und fühlen sich wertgeschätzt. Mitarbeiter, die erlebt haben, dass Patienten eine wichtige Information vor ihnen hatten, verlieren recht schnell das Vertrauen in die Führung.
Eine Möglichkeit, so etwas zu verhindern, ist es, einen Kommunikationsverantwortlichen zu bestimmen, der den Praxisinhaber bei der Mitarbeiterkommunikation unterstützt. Er kümmert sich um die Verteilung der Informationen und kann z. B. auch entstehende Diskussionen moderieren. Aufgrund der Größe vieler Physiopraxen kann es passieren, dass der Inhaber diese Aufgabe übernimmt, damit sich die Mitarbeiter um ihre Aufgaben kümmern können. Typischerweise könnte diese Aufgabe aber von einem Empfangsteam übernommen werden, das sowieso schon die Schnittstelle zwischen Inhaber und Therapeuten ist.
Die Mitarbeiterkommunikation befindet sich in ständigem Wandel und sollte daher regelmäßig überprüft werden. Man sollte die Effektivität der Kommunikationsmaßnahmen bewerten und entsprechende Schlüsse daraus ziehen. Erzielen einzelne Kommunikationsmaßnahmen nicht den gewünschten Erfolg oder werden von den Mitarbeitern nicht angenommen, sollten sie ausgetauscht werden. Auch wenn der Fokus auf weniger relevante Inhalte gelegt wurde, kann durch den Austausch mit den Mitarbeitern herausgefunden werden, was für sie wichtig ist. Um die Maßnahmen auch wirken zu lassen, sollte die erste Überprüfung nach etwa 6 Monaten durchgeführt werden. Läuft die Maschinerie erst mal richtig, reicht es auch, einmal im Jahr draufzuschauen.
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