BODYMEDIA: Was sind erfahrungsgemäß die größten Herausforderungen bei der Studioverwaltung und wie können sie bewältigt werden?
Jochen Mutschler: Verwaltung läuft in den meisten Studios nebenbei, irgendwo zwischen Probetraining, Kurs und Rezeption. Und sie bleibt genau dann liegen, wenn richtig was los ist. Daraus werden drei Baustellen: Jeder macht es anders, nichts ist aufgeschrieben. Fällt einer aus, steht alles. Verträge und Zahlungen bleiben liegen: Rücklastschriften, Mahnungen, Fristen, Ruhezeiten. Hier verlieren Betreiber Geld, ohne es zu merken. Und die Daten im System sind Kraut und Rüben; wer damit steuert, steuert im Blindflug.
Die Lösung ist unspektakulär: klare Abläufe, klare Zuständigkeiten, feste Fristen. Verwaltung gehört nicht auf die Fläche. Verwaltung ist ein eigener Job, keine Resterampe.
BODYMEDIA: Inwiefern ist der Einsatz von KI bei der Studioverwaltung sinnvoll? Wie sieht hier die richtige Balance zwischen Automatisierung und Menschlichkeit aus?
Jochen Mutschler: Ehrlich? Wir bei intellimate sind bewusst keine reine KI-Verwaltung. Es geht um Verträge, um Geld und um Menschen mit einem Ziel, und kein Fall ist wie der andere: Kündigung aus gesundheitlichen Gründen, Mitglied in Zahlungsschwierigkeiten, Sondertarif noch aus der Eröffnungsphase. Die Technik übernimmt, was sie besser kann als jeder Mensch: sortieren, erinnern, Fristen überwachen, Listen vorbereiten. Reden, entscheiden, Verantwortung tragen: Das bleibt beim Menschen. So sieht die Balance aus: Technik macht den Weg frei, damit die richtige Entscheidung überhaupt Zeit hat.
intellimate ist bewusst keine reine KI-Verwaltung. Reden, entscheiden, Verantwortung tragen übernimmt das Mitarbeiterteam (Bildquelle: © intellimate GmbH)
BODYMEDIA: Technologie ist das eine, die Akzeptanz im Team das andere. Wie nimmt man Mitarbeiter mit, die Berührungsängste vor neuen digitalen Tools haben?
Jochen Mutschler: Indem man ihnen die Aufgabe abnimmt, anstatt ihnen ein neues Tool aufzuhalsen. Bei uns muss niemand Software-Profi werden: Wir arbeiten im System, Ihr Team arbeitet mit den Mitgliedern. Und wir sind erreichbar: fester Ansprechpartner mit Namen, Nummer und Mail, keine Ticketnummer. Jede Frage ist erlaubt, auch die kleine, auch zum dritten Mal. Genau daran scheitern die meisten Digitalprojekte: Es ruft keiner zurück. Wir fangen klein an, am echten Fall aus Ihrem Studio, nicht im dreistündigen Webinar. Und wenn nach zwei Wochen weniger auf dem Schreibtisch liegt, erledigt sich die Skepsis von selbst.
BODYMEDIA: Bei vielen Betreibern steht die Neukundengewinnung im Fokus, Kundenrückgewinnung spielt eine eher untergeordnete Rolle. Ist das eine Aufgabe, die über die Studioverwaltung abgefangen werden kann? Wenn ja, wie?
Jochen Mutschler: Ja, das kann die Studioverwaltung übernehmen. Sie ist sogar der beste Ort dafür. Die Branche fokussiert sich seit Jahren auf Neukunden: neue Aktion, neuer Rabatt, neue Leads. Vorne werden Neukunden mit 19,90 Euro gelockt, hinten verlässt die Stammkundschaft still das Studio. Das ist teuer eingekauftes Wasser in einem undichten Eimer. Wir sehen die Signale zuerst: Das Mitglied kommt seltener, bucht keine Kurse, Lastschrift platzt, oft Wochen vor der Kündigung. Wer da anruft, muss später nichts zurückgewinnen. Kommt die Kündigung trotzdem, erfassen und sortieren wir den Grund: Preis, Zeit, Umzug, Gesundheit. Wer keine Zeit hat, braucht ein anderes Angebot als diejenigen, die den Preis zu hoch finden.
Und Ex-Mitglieder sind kein toter Datensatz. Es empfiehlt sich, sie nach drei, sechs oder zwölf Monaten wieder anzusprechen. Sie kennen den Weg in Ihr Studio schon und sie sind deutlich günstiger als jeder Neukunde. Wir liefern Liste und Anlass und Studiobetreiber senden das unschlagbare Angebot aus ihren Studios.
BODYMEDIA: Was zeichnet eine gute, moderne Studioverwaltung konkret aus und inwiefern können Studiobetreiber davon profitieren?
Jochen Mutschler: Gute Verwaltung merkt das Mitglied nicht und Betreiber haben sie trotzdem jederzeit im Blick. Konkret heißt das: klare Abläufe, feste Fristen, ein sauber gepflegtes System statt handschriftliche Notizen, Excel und WhatsApp. Eine moderne, gute Studioverwaltung liefert jederzeit Zahlen, auf die sich Clubbetreiber verlassen können. Zu diesen Zahlen zählen z. B. die Mitgliederzahl, Kündigungen, offene Beträge, Vertragsenden. Und es läuft weiter, wenn jemand krank wird oder Standort zwei eröffnet. Genau dafür stehen wir bei intellimate.
Der Vorteil für Betreiber: Sie können ihre Zeit auf der Trainingsfläche verbringen, denn Betreuung ist der stärkste Hebel für Frequenz und Bindung. Umsatz, der sonst still versickert. Es dominiert Planbarkeit statt Bauchgefühl. Oder kurz gesagt: Verwaltung ist kein Kostenblock, sie ist Umsatzsicherung und sie macht dir den Kopf frei fürs Wachstum.
BODYMEDIA: Vielen Dank für das Interview.
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