Das Wichtigste in Kürze:
- Gehaltsoptimierungen können Unternehmen erhebliche Einsparungen und Wettbewerbsvorteile verschaffen, indem sie steuerfreie Arbeitgebervorteile nutzen.
- Die Umsetzung von steuerlichen Vorteilen kann die Mitarbeiterbindung stärken und finanzielle Mittel für Investitionen freisetzen.
- Für eine erfolgreiche Gehaltsoptimierung ist die Zusammenarbeit mit Experten und eine sorgfältige Kommunikation sowie Dokumentation unerlässlich.
- Die Nutzung von steuerlichen Möglichkeiten erfordert eine genaue Planung und rechtliche Absicherung, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.
Zugleich fehlen Zeit und Motivation, sich in die rechtlichen Voraussetzungen von Steuerangelegenheiten einzuarbeiten. Auch aufseiten der Steuerberatung fehlt oft die Zeit, alle Möglichkeiten zu kommunizieren. Mögliche Folgen: Die Mitarbeiter werden unzufrieden, kündigen und wechseln im schlimmsten Fall zur Konkurrenz und das Unternehmen gerät in eine wirtschaftliche Schieflage. Doch das muss nicht sein.
Sie können sich als Unternehmer Wettbewerbsvorteile durch mehr Liquidität durch oft ungenutzte Arbeitgebervorteile und steuerfreie Gehaltsoptimierungen sichern und gute Mitarbeiter dadurch nachhaltig an das Unternehmen binden. Nachfolgend wird aufgezeigt, von welchen finanziellen Vorteilen Sie und die Mitarbeiter profitieren können und wie wenig Zeitaufwand notwendig ist, um diese Vorteile umzusetzen.
Gehaltserhöhung vs. Gehaltsoptimierung
Es gibt insgesamt über 70 Bausteine für Arbeitgeber, wie sie ihren Mitarbeitern mehr netto auf das Konto auszahlen können. Allein § 3 EStG verfügt über 72 Absätze, in denen aufgelistet ist, was steuerfrei ist. Hier liegt eine echte Möglichkeit zu sparen, die von Steuerzahlern nur entdeckt und genutzt werden muss. Arbeitgeber können somit bei einer Gehalts- oder Lohnerhöhung über 50 % der Steuerbelastung einsparen. Der Gesetzgeber hat vor allem den mittelständischen Unternehmen die idealen Möglichkeiten gegeben, um mit Wohlstand und Erfolg wachsen zu können. Oftmals kann hierbei schon 2.000 bis 5.000 Euro pro Mitarbeiter jährlich gespart werden, wenn nur einige Dinge aus diesem Gesetz umgesetzt werden.
Doch nicht nur Steuern, die direkt aus dem Lohn oder Gehalt abfließen, können gespart werden, sondern die kompletten Abgaben. Somit kann der Arbeitgeber den Mitarbeitern für ihre gewöhnliche Alltagssituation brutto gleich netto auszahlen. Sei es für den Urlaub vom Mitarbeiter, fürs Essen, für die Kinder etc.
Ebenfalls können Fahrtkosten inklusive einer Verpflegungspauschale geltend gemacht werden. Dieser Steuerspartipp ist vor allem bei den aktuell sehr hohen Energie- und Spritpreisen zu empfehlen. Fahrtkostenzuschüsse können monatlich mit 15 % pauschal versteuert und direkt an die Mitarbeiter ausgezahlt werden. Das heißt, bei 100 € Fahrtkostenzuschuss kostet es den Arbeitgeber 115 € und von den 100 € Bruttogehalt kommen auch 100 € Netto an. Ebenfalls ist es möglich, Mitarbeitern eine Verpflegungspauschale auszubezahlen. Wird hier nur die normale Pauschale ausbezahlt, welche sich auf 15 Tage im Monat bezieht, kann bereits ein Beitrag von 210 Euro netto ausbezahlt werden, eins-zu-eins vom Arbeitgeber zum Arbeitnehmer. Und diesen Betrag kann man sogar noch legal verdoppeln, dann macht das richtig Spaß!
Gehaltsoptimierungen ab 50 Mitarbeitern ist ein Pflichtprogramm, denn hier werden mindestens 60.000 bis 100.000 Euro pro Jahr eingespart – im Idealfall, bevor anstehende Gehaltserhöhungen oder Neueinstellungen nur mit Bruttogehalt umgesetzt werden.
Machen Gehaltsoptimierungen derzeit überhaupt Sinn?
Insgesamt wünschen wir uns, dass Angestellte langfristig sichere und angemessene Löhne erhalten. Es kann einfach nicht sein, dass von den Arbeitgeberkosten nach Abzug aller Abgaben nur noch die Hälfte auf dem Konto des Arbeitnehmers landet. Auch Angestellte wollen die Sicherheit haben, in der jetzigen Zeit bei all den Preissteigerungen noch über die Runden zu kommen. Dazu müssten sie theoretisch eine Nettogehaltsanpassung in Höhe der Inflation bekommen. Seit 2021 ist der Verbraucherpreisindex von 103,1 auf 118,5 gestiegen, also eine Inflation von 14,9 %. Für die Arbeitgeber bedeutet das, dass im gleichen Zeitraum mindestens 29,3 % mehr Personalkosten, wenn sie den Mitarbeitern durch ihr Nettogehalt die gleiche Kaufkraft bieten wollen. Wie viele Unternehmen können sich 29 % mehr Personalkosten innerhalb von drei Jahren leisten? Aufgabe ist es jetzt und in Zukunft, den Mittelstand so zu unterstützen, dass er auch solchen Krisen standhält, indem er sich der steuerfreien Möglichkeiten bedient, der der Staat bietet.
Trotz der derzeit schwierigen wirtschaftlichen Situation sichern Gehaltsoptimierungen die Zukunft des Unternehmens. Vor allem bei der Einstellung neuer Mitarbeiter bieten sich Chancen. Schließlich können diese mit einem etwas niedriger angesetzten Bruttogehalt bezahlt werden, erhalten dafür aber gewisse Benefits on top, die ihnen ein höheres Nettogehalt einbringen. Dabei ist der Hebel umso größer, je mehr Mitarbeiter angestellt sind. Das kann gut und gerne 300 bis 870 Euro pro Mitarbeiter Ersparnis im Monat ausmachen. Je wachstumsstärker das Unternehmen, desto größer der Erfolg.
Ein Pluspunkt ist außerdem, dass diese Vorgehensweise Mitarbeiter bindet und durch eine verbesserte Außenwirkung neue, qualifizierte Kräfte anzieht.
Für die Unternehmen ergeben sich mehrere denkbare Optionen. Sie können ihren neuen Mitarbeitern das gleiche Nettogehalt bei einem geringeren Bruttogehalt zahlen, was eine erhebliche Einsparung bei den Personalkosten bedeutet. Die andere Möglichkeit besteht darin, das Nettogehalt der neuen Mitarbeiter um 10 bis 15 % zu erhöhen, ohne dass die Personalkosten steigen. Mit der ersten Option steigert das Unternehmen seine Gewinne und seine Liquidität. Es werden finanzielle Mittel freigesetzt, die in Investitionen fließen können. Investitionen sind für Unternehmen erforderlich, wenn die Leistungsfähigkeit erhalten bleiben soll und man im Wettbewerb die Nase vorn haben möchte.
Es ist für Unternehmer unerlässlich, mit Experten zusammenzuarbeiten. Steuergesetze und damit verbunden auch die Möglichkeit, Steuern und allgemeine Abgaben zu sparen, sind in der Regel schwer verständlich geschrieben (Bildquelle: © Rido - stock.adobe.com)
Die zweite Option wäre ein wichtiger Beitrag zu einer nachhaltigen Lösung der Personalfrage. Wer höhere Gehälter als die Konkurrenz zahlen kann, wird es leichter haben, qualifizierte Mitarbeiter zu gewinnen. Der Kampf um die besten Fachkräfte ist im vollen Gange und das Gehalt ist dabei ein gutes Argument. Doch höhere Gehälter helfen nicht nur bei der Personalgewinnung, sondern binden die Mitarbeiter auch an das Unternehmen. Die Suche nach Fachkräften soll schließlich nicht morgen schon wieder von Neuem beginnen.
Welche Option die bessere Wahl ist, ergibt sich aus den Bedingungen im jeweiligen Unternehmen. Beide führen letztlich zu einem gesunden Wachstum und bringen dem Unternehmen mehr Stabilität. Wer die Arbeitgebervorteile für die Personalkosten nutzt, kann entspannt in die Zukunft seines Unternehmens sehen.
Mögliche Fallstricke – Sicherheit für die Betriebsprüfung
Gut gemeint ist nicht immer gut gemacht. Als Arbeitgeber muss man z. B. beachten, dass sich nach der dreimaligen Auszahlung einer Zusatzleistung, das kann ein Gutschein oder auch das Weihnachtsgeld sein, eine sogenannte betriebliche Übung einstellt. Das heißt nichts anderes, als dass die Arbeitnehmer aufgrund der Gewohnheit sogar die Möglichkeit haben, diese Zahlungen einzuklagen, sollte der Arbeitgeber diese nicht mehr zahlen. Damit das nicht passiert, ist es wichtig, solche Vergünstigungen nicht nur auszuschütten, sondern im Arbeitsvertrag genau zu definieren.
Die vier häufigsten Gründe, warum Gehaltsoptimierungen missglücken: Es ist nicht das Wissen, es sind nicht die mangelnden Anbieter. Erfahrungsgemäß sind es schlichtweg Fehler in der Umsetzung und ausbleibende Betreuung bei der Implementierung. Was ist damit gemeint?
- Kommunikation mit der Belegschaft: Mitarbeiter vermuten eine einseitige Sanierungsmaßnahme und haben z. B. berechtigte Sorgen wegen Rentenansprüchen.
- Kommunikation mit Lohnbüro/Steuerberater: Lohnoptimierung gehört bei vielen Steuerberatungen nicht zum Tagesgeschäft, d. h. die Implementierung erfordert eine entsprechende Sensibilität und Vier-Augen-Überprüfung.
- Formalitäten und Dokumentation: Eine korrekte und vollständige Ergänzungsvereinbarung mit dem Mitarbeiter ist Pflicht, damit keine steuer- und arbeitsrechtlichen Konsequenzen entstehen.
- Vorgehensweise und Strategie vor einer Umsetzung: Es ist eine sogenannte Anrufungsauskunft bei dem zuständigen Finanzamt einzuholen und es sollte mit den Mitarbeitern mindestens eine Probeabrechnung besprochen werden.
Es gibt insgesamt über 70 Bausteine für Arbeitgeber, wie sie ihren Mitarbeitern mehr netto auf das Konto auszahlen können. Allein § 3 EStG verfügt über 72 Absätze, in denen aufgelistet ist, was steuerfrei ist (Bildquelle: © benjaminnolte - stock.adobe.com)
Immer Experten zurate ziehen Aus den genannten Gründen ist es unerlässlich, mit Experten zusammenzuarbeiten, die mehr als nur eine Sachbezugskarte anbieten können. Steuergesetze und damit verbunden auch die Möglichkeit, Steuern und allgemeine Abgaben zu sparen, sind in der Regel schwer verständlich geschrieben. Außerdem hat nicht jeder Geschäftsführer die Zeit, sich mit den unzähligen Paragrafen im Detail zu befassen. Angesichts dessen bietet es sich immer an, Experten einzubeziehen, deren tägliche Arbeit es ist, eine bestmögliche Ersparnis abzuwägen und die Arbeitgeberattraktivität damit zu stärken. Hierbei geht es darum, wie Steuerersparnisse am besten im Unternehmen umgesetzt werden, und das mit dem geringsten Mehraufwand für Mitarbeiter sowie für den Arbeitgeber.
Den finalen Feinschliff auch hinsichtlich der Mitarbeiterverbundenheit erhalten Sie, indem Firmentreue berücksichtigt und belohnt wird. Das heißt, je länger jemand im Unternehmen arbeitet, desto mehr ist er Ihnen auch wert. In Ihrem Business sprechen Sie von körperlicher Fitness und Wellbeing – wussten Sie, dass mehr als 40 % der Deutschen finanzielle Sorgen haben und dies zu 34 % mehr Verspätungen und Abwesenheiten bei der Arbeit führt? Starten Sie deshalb jetzt das Financial Wellbeing für Ihre Mitarbeiter.
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