Software ist Infrastruktur und Herzstück von Unternehmen im digitalen Zeitalter geworden. Daher muss sie einwandfrei und zuverlässig funktionieren, was auch einen Wechsel zu einer anderen Software bedeuten kann. Der Wechsel zur neuen Lösung wird dennoch oft hinausgezögert. Angst vor hohen Kosten, Datenverlust und langen Ausfallzeiten sind häufige Gründe.
Diese Sorgen sind nicht immer berechtigt. Solange Softwareanbieter transparent beraten und Studiobetreiber die auf diesem Wege vereinbarten Kosten übernehmen, steht einem problemlosen Softwarewechsel grundsätzlich nichts entgegen; wenn zeitgleich der bisherige Softwareanbieter seine Verantwortlichkeiten versteht und erfüllt, bleiben keine Hindernisse mehr.
Was aber sind diese Verantwortlichkeiten genau – oder anders gesagt: Welche Verpflichtungen treffen den ursprünglichen Softwareanbieter, wenn Sie Ihren Vertrag bei ihm kündigen?
Die Geschäftsbeziehung zwischen Betreiber und Softwareanbieter
Die Fälle gestalten sich in der Regel wie folgt: Der Softwareanbieter (A) nutzt die Rechner und IT-Infrastruktur vom Studioinhaber (B), um dort seine Software zu betreiben. Mit dieser Software werden Daten und Datenbanken erstellt. Auch eine Cloud-Lösung kann in diesem Szenario verwendet werden, um die Software zu betreiben und die Daten zu verwalten.
Das zwischen A und B bestehende Vertragsverhältnis umfasst damit u. a. Elemente aus dem Mietrecht, Dienstvertragsrecht und Werkvertragsrecht. A stellt B sowohl Rechnerkapazität und Speicherplatz zur Verfügung als auch begleitende Leistungen, wie die Durchführung administrativer Aufgaben, die Bereinigung von veralteten Dateien und das Erstellen von Backups etc. Bei dem Wunsch des Studios, den Softwareanbieter zu wechseln, kann es zu Streit zwischen den Parteien kommen.
Genau an dieser Stelle wird es wichtig, welche Pflichten den bisherigen Softwareanbieter treffen. Die Rechtsprechung hat dazu sinngemäß herausgearbeitet, dass der Auftragnehmer dem Auftraggeber alles herauszugeben hat, was er zur Ausführung eines Auftrags erhalten hat (gemäß § 667 BGB). Allein bei der Herausgabe bleibt es aber nicht. So haben Gerichte bereits frühzeitig konkretisiert, dass die Daten, Datenbanken und Programme in einer Form bereitzustellen sind, die dem Auftraggeber eine unmittelbare und unkomplizierte Nutzung ermöglicht (sogenannte faktische Verwendung).
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Daran ändert auch der Umstand nichts, dass wir hier von Verträgen zwischen Unternehmern (Business to Business, „B2B“) ausgehen müssen. Zwar gelten für Betreiber andere Regelungen als für Verbraucher; den vorgenannten Herausgabeanspruch berührt das jedoch nicht. Allerdings ist Vorsicht geboten, wenn es um Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen geht.
Verständlicherweise hat man als Studiobetreiber die üblichen Kündigungsfristen von einem Monat zum Erstlaufzeitende, keine längere Laufzeit als 24 Monate etc. im Hinterkopf. Der Studioinhaber ist aber Unternehmer und kein Verbraucher, sodass ihm diese speziell für den Verbraucherschutz zugeschnittenen Regelungen nicht zugutekommen.
Dementsprechend kann die Vertragsdauer individuell zwischen den Parteien vereinbart werden und üblicherweise auch länger als 24 Monate gehen; weiter gibt es Gerichtsurteile, die unter bestimmten Umständen sogar stillschweigende Vertragsverlängerungen von drei bis fünf Jahren als möglich ansehen.
Rechtlich problematisch sind Vertragsverlängerungen von drei Jahren und mehr immer dann, wenn sie als unangemessen benachteiligend für eine Partei gewertet werden. Letztlich kommt es also auf den konkreten Vertragstext, die Branchengepflogenheiten und die Interessenabwägung im Einzelfall an.
Was tun bei Preiserhöhungen?
Da also besonders im unternehmerischen Verkehr (B2B) gerne langfristige Verträge, dann auch mit längerer Preisbindung, geschlossen werden, stellt sich die Frage, was Sie tun können, wenn der Softwareanbieter die Preise erhöht. Enthält der Vertrag selbst keine oder keine wirksame Regelung zur Anpassung, müssen die Parteien auf die gesetzlichen Bestimmungen zurückgreifen.
Software ist Infrastruktur und Herzstück von Unternehmen im digitalen Zeitalter geworden. Daher muss sie einwandfrei und zuverlässig funktionieren, was auch einen Wechsel zu einer anderen Software bedeuten kann (Bildquelle: © Intelligent Horizons – stock.adobe.com)
Dabei gilt grundsätzlich: Verträge sind einzuhalten. Eine Preiserhöhung ist also generell, mit wenigen Ausnahmen, nicht möglich. In der Regel besteht ein außerordentliches Kündigungsrecht, insbesondere dann, wenn die Preiserhöhung nicht bloß minimal, sondern merklich ausfällt und keine wirksame Preisanpassungsklausel im Vertrag vorhanden ist, die diese Erhöhung rechtfertigt.
An eine mögliche Preisanpassungsklausel werden außerdem hohe Anforderungen gestellt, sodass auch diese möglicherweise unwirksam ist und das außerordentliche Kündigungsrecht dann wieder greift.
Checkliste: Was ist vor Vertragsabschluss zu tun?
- Studiobetreiber sollten zusammengefasst vor dem Vertragsschluss u. a. darauf achten, ob der Vertrag transparent und verständlich ist
- alle nicht verständlichen Passagen richtigstellen und sich erklären lassen
- genau darauf achten, wie lange der Vertrag läuft und welche stillschweigenden Vertragsverlängerungen vereinbart werden
- genau darauf achten, ob und was vereinbart ist bzgl. der Datenherausgabe im Fall der Kündigung des Vertrags (auch bei außerordentlicher Kündigung)
- aufmerksam darauf achten, ob es Preiserhöhungsklauseln gibt und wenn solche existieren, ob sie transparent und verständlich sind
Vorsicht: Datenschutz und KI
In Fitness- und Gesundheitsanlagen wird Künstliche Intelligenz (KI) vermehrt eingesetzt und folgerichtig also auch vermehrt von Softwareunternehmen angeboten. Beispielsweise geschieht dies im Rahmen der Erstellung von Trainingsplänen. An dieser Stelle sollten Studiobetreiber unbedingt beachten, dass die herkömmliche Datenschutzeinwilligung, die ihnen durch bestehende Verträge mit ihren Mitgliedern vorliegt, nicht mehr ausreicht.
Da die Mitglieder in der Regel eigenständig Daten in die KI-Systeme eingeben, müssen sie dabei in der Regel die Datenschutzerklärungen der jeweiligen KI-Hersteller akzeptieren. Dennoch sind Studiobetreiber verpflichtet, sicherzustellen, dass die DSGVO eingehalten wird. Als Vertragspartner ihrer Mitglieder tragen sie hierfür die Verantwortung.
Verstöße können – insbesondere aufgrund des Bezugs zu Grundrechten und deren Schutz – zu erheblichen Bußgeldern führen, die unbedingt vermieden werden sollten.
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