Das Wichtigste in Kürze
- Aktuell mahnt der Verbraucherschutz Fitnessstudios und andere Unternehmen ab, die Mahngebühren- und Stornokostenpauschalen beanspruchen.
- Der BGH hat entschieden, dass nur tatsächlich entstandene Sachkosten – z. B. Portokosten – als Mahngebühr berechnet werden dürfen. Personal- und allgemeine Geschäftskosten sind nicht erstattungsfähig.
- Rücklastschriftkosten dürfen weitergegeben werden, aber nur in der Höhe, die tatsächlich angefallen ist. Pauschalen darüber hinaus begründen ein Abmahnrisiko.
- Nach drei aufeinanderfolgenden Rücklastschriften sollte der Bankeinzug eingestellt werden, um weitere vermeidbare Kosten zu verhindern.
Dies betrifft aktuell vor allem den Bereich der Mahn- und Stornokostenpauschalen bei rückständigen Beitragszahlern. Offene Forderungen sind für Unternehmer weit mehr als ein lästiges Verwaltungsthema: Sie sind maßgeblich für Liquidität, Planungssicherheit und Ertrag. Gerade bei Dauerschuldverhältnissen trägt ein funktionierendes Mahnwesen zur wirtschaftlichen Stabilität bei. Der Ausgangspunkt ist dabei immer derselbe: Wer seine Forderungen früh, klar und konsequent verfolgt, reduziert Ausfälle und vermeidet Folgekosten.
Ist der Verzug eingetreten, kann der Unternehmer grundsätzlich Verzugsschäden ersetzt verlangen. Dazu zählen insbesondere Verzugszinsen sowie grundsätzlich auch Kosten für Mahnungen, Rücklastschriften, Inkasso, Anwalt und auch gerichtliche Schritte. Mahn- und Stornokostenpauschalen dürfen jedoch nur in engen rechtlichen Grenzen verlangt werden. Für Unternehmer kommt es deshalb nicht nur auf Konsequenz an, sondern ebenso auf eine saubere rechtliche Gestaltung.
Pauschalierte Mahnkosten
Unternehmen mit einer Vielzahl von Kunden berechnen oftmals im Rahmen ihres Forderungsmanagements und der Mahnketten pauschalierte Mahnkosten. Wird erst durch die erste Mahnung der Verzug begründet, können gegenüber dem Verbraucher keine Mahnkosten verlangt werden. Ist im Mitgliedschaftsvertrag eindeutig geregelt, wann eine Zahlung fällig wird, gerät der Kunde automatisch mit Ablauf dieses Datums und der Nichtzahlung in Verzug.
Die rechtlichen Herausforderungen für Unternehmens- und Studioverwaltungen wachsen. Die Geltendmachung von Mahnkostenpauschalen stellt mittlerweile ein Risiko dar (Bildquelle: © Bits and Splits – stock.adobe.com)
Genau deshalb gehört in jeden Vertrag eine klare Fälligkeitsregelung. Sie schafft Rechtsklarheit, beschleunigt den Forderungseinzug und verhindert Diskussionen darüber, ob zunächst noch erinnert werden muss, damit ein Verzug eintritt. Ist eine solche klare Regelung vorhanden, befindet sich das Mitglied zum Zeitpunkt der Mahnung mit der Zahlung in Verzug. Dennoch empfiehlt es sich bereits aus Kundenbindungsgesichtspunkten, für die erste Mahnung (meist als Zahlungserinnerung bezeichnet) keine Mahngebühren zu verlangen.
Ab der zweiten Mahnung war in der Vergangenheit in der Branche das Erheben von Mahnkostenpauschalen üblich. Auch insoweit hat die Rechtsprechung aus Verbraucherschutzgesichtspunkten stets enge Voraussetzungen aufgestellt. Bezüglich der Höhe wurden pauschalierte Mahnkosten in Höhe von 2,50 € von den Gerichten als unproblematisch angesehen.
Ein Fallbeispiel
Selbst diesem Betrag hat der Bundesgerichtshof (BGH) eine Absage erteilt. Der Bundesgerichtshof (BGH) hat seit jeher seine Probleme mit pauschaliert geltend gemachten Mahnkosten. Auf der Grundlage einer Gerichtsentscheidung des BGH aus dem Jahr 2019 mahnt der Verbraucherschutz aktuell Fitnessstudios und andere Unternehmen ab, die Mahngebühren- und Stornokostenpauschalen beanspruchen. Dies gilt, wenn Mahnungen versandt werden, in denen nicht die zulässigen, konkret entstandenen Kosten geltend gemacht, sondern Pauschalen erhoben werden, die über den tatsächlich entstandenen und nachweisbaren Kosten liegen.
„In jeden Vertrag gehört eine klare Fälligkeitsregelung.“
Dr. Hans Geisler von Dr. Geisler & Dr. Franke Rechtsanwälte PartmbB
In der Entscheidung des BGH ging es um die Zulässigkeit von Allgemeinen Geschäftsbedingungen eines Energieversorgers. Dort waren – neben anderen Schadensersatzpauschalen – auch pauschalierte Mahnkosten in Höhe von 2,50 € pro Mahnung geregelt. Der verklagte Energieversorger hatte im Rahmen des Verfahrens ausgeführt, dass sich seine tatsächlich entstehenden Mahnkosten im Einzelfall durchschnittlich sogar auf 2,91 € belaufen, wobei er zur Berechnung dieser gerundeten Durchschnittskosten verschiedene Kostenpositionen dargelegt hatte (u. a. eigene Personalkosten, Folgekosten externer Dienstleister, ergänzender Zinsschaden).
Trotz dieser Darlegung urteilte der BGH, dass die Kostenpauschale von 2,50 € unzulässig sei, weil in den vom Energieversorger aufgeführten Einzelpositionen Kostenfaktoren enthalten waren, die nicht zur Berechnung der Mahnpauschale hätten herangezogen werden dürfen.
Der BGH entschied, dass z. B. der Arbeits- und Zeitaufwand von eingesetztem Personal, der auf das Erstellen und Versenden von Mahnungen entfällt, keinen ersatzfähigen Schaden darstellt. Unternehmer müssten diese Kosten stets selbst tragen. Lediglich die tatsächlich angefallenen Portokosten könnten als ersatzfähiger Schaden geltend gemacht werden. Laut BGH darf eine Mahngebühr nur in Höhe des konkret entstandenen Schadens geltend gemacht werden. Falls die Mahnungen per Post versandt werden, können die Portokosten für jede Mahnung berechnet werden. Zudem die Materialkosten für das Erstellen der Mahnung.
Dass damit der Einbeziehung und damit Weiterberechnung von allgemeinen Geschäftskosten sowie der Personalkosten für das Forderungsmanagement eine Absage erteilt wird, lässt sich nur schwer nachvollziehen. Das hat mit der Unternehmensrealität nur noch wenig zu tun. Die Geltendmachung von Mahnkostenpauschalen stellt deshalb mittlerweile ein Risiko dar, welches in keinem Verhältnis zum Nutzen steht.
Die Rücklastschriftkosten
Bezüglich der Rücklastschriftkosten sind die Rechtsverhältnisse zwischen dem Studio und der Bank sowie zwischen dem Studio und dem Kunden (Mitglied) zu unterscheiden. Rücklastschriftkosten fallen in der Praxis an, wenn das Konto des Kunden keine ausreichende Deckung aufweist oder der Kunde dem Einzug widerspricht. Ist die Lastschrift vertragsgemäß vom Studio eingezogen worden und ist der Widerspruch oder die Rückgabe unberechtigt, hat das Fitnessstudio Anspruch auf die Erstattung der Kosten in tatsächlich entstandener Höhe.
Der BGH (a. a. O.) hat insoweit festgestellt, dass Kosten in Höhe der tatsächlichen Aufwendungen weiterberechnet werden dürfen. Über die tatsächlichen Kosten hinausgehende Pauschalbeträge sollten von den Endkunden nicht verlangt werden, weil sodann das bei den Mahngebühren dargestellte Abmahnrisiko besteht. Zivilrechtlich besteht zudem eine Schadensminderungspflicht des einziehenden Studios.
Rückforderungsansprüche geltend machen
Wenn es bereits zu z. B. drei aufeinander folgenden Rücklastschriften mangels Deckung gekommen ist, sollte eine Einstellung des Bankeinzugs erfolgen. Dies, weil der Anfall weiterer Rücklastkosten vermeidbar ist. Falls eine Stornierung aufgrund einer fehlerhaften Bankverbindung erfolgt, muss direkt von weiteren Einzügen abgesehen werden, bis die korrekte Bankverbindung vorliegt.
Wird der Verbraucherschutz gegen Unternehmen aus der Fitness- und Freizeitbranche tätig, erfolgt dies bezüglich der Thematik „Mahn- und Bankrücklastkosten“ auf wettbewerbsrechtlicher Ebene. Unter Bezugnahme auf das hier dargestellte Urteil des BGH, mit der Begründung, dass als Mahn- und Bankrücklastkosten nur die tatsächlich angefallenen Sachkosten berechnet werden dürfen. Alle anderen Kosten sind nicht ersatzfähig und die Behauptung, dass tatsächlich höhere Mahn- und/oder Bankrücklastkosten angefallen seien, wird als irreführende geschäftliche Handlung abgemahnt.
Neben den von Verbraucherschutzverbänden geltend gemachten wettbewerbsrechtlichen Unterlassungsansprüchen ermöglicht das Verbraucherrechtedurchsetzungsgesetz (VDuG), dass der Unternehmer zudem verpflichtet wird, die betroffenen Verbraucher über zurückliegende Verletzungshandlungen zu informieren. Dies, damit die Verbraucher dann ggf. Rückforderungsansprüche geltend machen können.
Tipp: In die Mitgliedschaftsbedingungen sollten keine Regelungen zu Mahnkostenpauschalen oder Rücklastschriftpauschalen aufgenommen werden. Diese sind in der Regel unzulässig und begründen damit ein gesondertes Abmahnrisiko.
Fazit
Mahn- und Rücklastschriftkosten dürfen gegenüber den Mitgliedern nur in tatsächlich entstandener und nachweisbarer Höhe berechnet werden. Mahnschreiben müssen Forderungsgrund, Zinsen und Zeiträume klar und transparent ausweisen. Pauschale Mahn- oder Stornokosten, die über konkrete Sachkosten hinausgehen, bergen erhebliche Abmahn-, Rückforderungs- und Reputationsrisiken. Damit die Studioverwaltung zukünftig weiterhin rechtssicher agiert, sind im UnternehmensNavi® Mustermahnungen mit Hinweisen und eine Checkliste für die Studioverwaltung hinterlegt.
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