Natürlich ist die Weitergabe der Information wichtig – die Mitarbeiterkommunikation soll aber auch einbinden, motivieren und die Mitarbeitenden auf ein gemeinsames Ziel ausrichten. Damit spielt sie eine entscheidende Rolle für die Unternehmenskultur, das Engagement der Mitarbeitenden und den Unternehmenserfolg.
Umso wichtiger ist es, einen passenden Weg für die Mitarbeiterkommunikation zu finden, der alltagstauglich ist. Möglichkeiten, die zur Auswahl stehen, gibt es genug. Formelle Wege der Mitarbeiterkommunikation sind z. B. Meetings, E-Mails, Apps oder ein Intranet. Diese können durch informelle Kommunikationswege wie 1:1-Gespräche oder Chats ergänzt werden. Aufgrund der Arbeitsstruktur in der Physiotherapie fallen einige der Kommunikationswege bereits weg. Die wenigsten Therapeuten haben eine eigene Mailadresse, um wichtige Informationen weitergeleitet zu bekommen.
Auch ein Intranet ist für die meisten Praxen ein kaum umsetzbares Unterfangen, da sie gar nicht die nötige Größe haben, um von den tiefgreifenden Möglichkeiten eines Intranets zu profitieren. Von unseren Beispielen bleiben also nur noch ein paar übrig. Diese gilt es optimal zu nutzen, um sicherzustellen, dass die Informationen an die richtigen Stellen gelangen.
Wie das optimalerweise gelingen kann, haben die Universität Leipzig und der App-Anbieter Staffbase untersucht. Sie haben fünf Erfolgsfaktoren ermittelt, auf die es bei der Mitarbeiterkommunikation ankommt. Diese wollen wir uns im Laufe des Artikels etwas näher anschauen. Eine Information noch vorab: Nicht alle Faktoren sind für den Alltag in der Physiopraxis strukturell oder personell umsetzbar. Daher konzentrieren wir uns vorrangig auf die realisierbaren Faktoren.
Was kann kommuniziert werden?
Vorher wollen wir noch kurz die Frage beantworten, was im Rahmen der Mitarbeiterkommunikation überhaupt kommuniziert werden kann. Die Bandbreite ist enorm groß und reicht z. B. von kranken Kollegen oder Patienten über technische Probleme, Veränderungen in den Prozessen, neue Erkenntnisse bei Behandlungsmethoden bis hin zu der Einführung neuer Geräte oder weiterer digitaler Möglichkeiten sowie dem Begrüßen neuer Kollegen oder der Einladung zu Team-Events. Selbst kleine Praxen haben also genug zu kommunizieren.
Nun schauen wir uns einmal die Erfolgsfaktoren an, die das Gelingen der Mitarbeiterkommunikation sichern. Direkt der erste Faktor bei der Mitarbeiterkommunikation muss etwas differenzierter betrachtet werden. Es geht nämlich um die Investition in Mitarbeiter für die digitale Mitarbeiterkommunikation. Nun sind Investitionen in die eigenen Mitarbeiter meist eine gute Idee und auch die Digitalisierung der Mitarbeiterkommunikation ist eine vorausschauende Maßnahme.
Was kommuniziert wird, sollte anhand der Therapeutenbedürfnisse ermittelt werden (Bildquelle: © peopleimages.com – stock.adobe.com)
Lediglich die Kombination aus beidem wirkt in der Physiotherapie etwas fremd. In den seltensten Fällen kann es sich eine Praxis leisten, eine Person nur für eine Aufgabe abzustellen, die nicht mit der Therapie von Patienten oder dem Empfang zu tun hat. Es ist ja schon so schwierig, Mitarbeiter zu finden, und dann soll eine so konkrete neue Stelle geschaffen werden. Für die meisten Praxen gibt es auch nicht so viel zu kommunizieren, dass ein Voll- oder Teilzeitmitarbeiter mit dem Aufbau von Kommunikationsstrukturen beschäftigt wäre.
Für Praxisketten hingegen kann sich das durchaus lohnen. Aufgrund der thematischen Nähe kann diese Stelle z. B. beim Marketing angesiedelt werden. Für die meisten Praxen kann es eine Lösung sein, einem Mitarbeiter die Mitarbeiterkommunikation als zusätzliches Aufgabenfeld neben seiner Therapietätigkeit zu geben. Nicht alle Therapeuten wollen rund um die Uhr behandeln und so kann diese Aufgabe den Therapeutenalltag etwas auflockern. Zwar wird diese Person weniger Patienten behandeln können, aber sie kann dann einen Teil des Unternehmens voranbringen.
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Alternativ kann sich der Praxisinhaber das Thema selbst auf den Schreibtisch holen. Dazu sollte dieser aber noch nicht überfüllt sein. Außerdem ist eine gewisse digitale Affinität von Vorteil. Warum sollte die Kommunikation digital sein? Ganz einfach, bei digitaler Kommunikation ist vieles speicherbar und damit später einfacher und genauer nachzuvollziehen – auch für später dazustoßende neue Mitarbeiter.
Nachrichten nach Wichtigkeit priorisieren
In Unternehmen, die einen hohen Mitarbeiterkommunikationsbedarf haben, müssen die Kommunikationsthemen priorisiert werden. Optimalerweise orientiert man sich an der höchsten Nachfrage der Mitarbeiter. Dazu sollte sich die Kommunikation auf die Zielgruppe, in den meisten Fällen Therapeuten, konzentrieren und Antworten auf konkrete Probleme liefern. Praxen, die z. B. ein Problem mit der Dokumentation der Behandlungen haben, könnten z. B. vorgeben, dass alle Patientendaten bis zum letzten Termin des Tages dokumentiert sein müssen.
Die Wahrscheinlichkeit, dass das umgesetzt wird, ist eher gering. Es ist davon auszugehen, dass keiner der Therapeuten aus böser Absicht heraus nicht dokumentiert. Hier scheint es einen anderen Engpass zu geben. Die Mitarbeiterkommunikation kann hier nun Lösungen anbieten, wie z. B. das unkomplizierte Dokumentieren via Tablet nach jedem Termin oder den Hinweis auf einen neuen Leitfaden, wie die Dokumentation schnell und einfach umgesetzt werden kann.
Professionelle Kommunikationsapps erlauben es, die Kommunikation einzelner Themenfelder zu bündeln (Bildquelle: © dikushin – stock.adobe.com)
Wichtig für die Priorisierung ist, dass die Relevanz für die Mitarbeitenden gegeben ist und die Probleme, die immer wieder Thema sind, angegangen werden. Der nächste Punkt gilt wieder für alle Praxen. Besondere Gestaltungsformen wie Videos, Visualisierungen und Storytelling sollten bei der Kommunikation intensiv genutzt werden. Diese Inhalte bleiben besser im Kopf und sind leichter für uns zu verstehen. Hier zeigt sich auch, warum die Mitarbeiterkommunikation möglichst digital sein sollte.
Videos oder digitale Grafiken sind übersichtlich und können ganz einfach geteilt werden. So muss man nicht den Serverordner nach Fotografien von Workshops oder Team-Meetings durchsuchen, die möglicherweise wieder veraltet sind. Wird bspw. ein effizienteres Verfahren am Empfang zur Aufnahme der Patienten eingeführt, sollte dies entsprechend mit Pfeilen und Bildern dargestellt werden, damit die Mitarbeiter den Prozess jederzeit mit einem schnellen Blick erfassen und umsetzen können.
WhatsApp sollte kein Tool zur Mitarbeiterkommunikation sein
Damit das funktionieren kann, sollten moderne Plattformen genutzt werden. Damit sind wir endlich bei dem Thema, welches Medium sich für die Mitarbeiterkommunikation in der Physiopraxis am besten eignet. Zu Beginn des Artikels haben wir vier sinnhafte Möglichkeiten zur Mitarbeiterkommunikation identifiziert. Kurz zur Erinnerung – das waren: Meetings, Chats, Apps und die persönlichen Gespräche.
Meetings und persönliche Gespräche sind wertschätzend, aber auch zeitintensiv, sodass sie nicht die vollständige Mitarbeiterkommunikation abdecken können. Kommunikationsapps und Chats gehören zu den modernen Vertretern und treffen die Bedürfnisse einer recht großen Zielgruppe. Zudem erlauben sie eine schnelle und zielführende Kommunikation.
In den meisten Physiopraxen wird es eine oder mehrere WhatsApp-Gruppen geben, die für schnelle Absprachen und Informationsweitergabe genutzt werden. Das liegt nahe, da die meisten Mitarbeiter den Messengerdienst auch privat nutzen und er bereits auf dem Handy installiert ist. Einen effizienten Arbeitsablauf ermöglicht das Tool allerdings nicht. Das Suchen von Nachrichten, die bereits ein paar Wochen alt sind, gestaltet sich schwer und der Chat lässt sich nicht gliedern.
Hier bieten Apps deutlich mehr Möglichkeiten, insbesondere im Bereich der strukturierten Kommunikation. So lassen sich Einzelchats zu verschiedenen Themen starten, die ein späteres Nachvollziehen der Thematik einfacher machen. Absprachen und Vorgehensweisen werden auf diese Weise transparenter. Auch persönliche Chats sind in den Apps möglich. Da Physiotherapeuten, anders als Büroarbeiter, nicht immer sich überschneidende Anwesenheiten haben, kann dieser Weg für kurze Absprachen, manche ermöglichen das sicherlich auch nach Feierabend, genutzt werden.
Um es noch einmal zu betonen: Man könnte das auch via Messengerdienst machen, aber da mischen sich u. U. private Chats und berufliche. Zudem erlauben es professionelle Apps, die Kommunikation einzelner Themenfelder zu bündeln. Für allgemeine Themen können die Tablets in den Praxisräumen mit der App ausgestattet werden, was eine schnelle Kommunikation ermöglicht.
Möchte die Geschäftsleitung wichtige, aber inhaltlich einfach zu erfassende Themen oder Informationen schnell kommunizieren, sind Apps eine effizientere Möglichkeit als z. B. ein Meeting, da sie jeder direkt erhält, egal, wo er sich gerade befindet. Zudem ist der Zugang zu einer App recht einfach.
Die Mitarbeiterkommunikation sollte regelmäßig evaluiert und entsprechend angepasst werden (Bildquelle: © Viviland – stock.adobe.com)
Sie ist schnell installiert und für manche Anbieter muss nicht mal jeder Mitarbeiter eine eigene Mailadresse zur Verfügung stellen. Apps bieten natürlich noch mehr Möglichkeiten, wie z. B. das Darstellen eines Schichtplans. Das geht über die reine Funktion der Mitarbeiterkommunikation hinaus, daher soll es hier nicht näher betrachtet werden.
Ein wichtiger Punkt, der bei den meisten Unternehmen, nicht nur in der Physiotherapie, häufig vergessen wird, ist die Evaluation der (digitalen) Mitarbeiterkommunikation. Diese Maßnahme ist aber wichtig, um zu erkennen, ob die Art der Kommunikation, die Inhalte sowie die gewählten Plattformen ihr Ziel erreichen und von den Mitarbeitern akzeptiert werden.
Dafür bieten sich Feedbackrunden in Team-Meetings oder Einzelgesprächen an, aber auch die Kennzahlen der digitalen Tools lassen Rückschlüsse auf den Erfolg einer Maßnahme zu. Mögliche Anhaltspunkte hierfür sind: Kommen immer wieder die gleichen Fragen, trotz bestehender Chats? Wie schnell und mit welcher Häufigkeit reagieren die Mitarbeiter auf die Nachrichten?
Werden die internen Newsletter geöffnet? Gibt es Kanäle, die intensiver genutzt werden als andere? So kann die Mitarbeiterkommunikation Stück für Stück verbessert und an die Bedürfnisse der Mitarbeiter angepasst werden.
Fazit
Mitarbeiterkommunikation schafft Transparenz, stärkt Vertrauen und fördert die Zusammenarbeit. Sie trägt dazu bei, Veränderungen nachvollziehbar zu vermitteln und deren Akzeptanz zu erhöhen. Gleichzeitig ermöglicht sie den Mitarbeitenden, Rückmeldungen an Führungskräfte oder das Management zu geben.
Eine offene und wertschätzende Kommunikation unterstützt das Gemeinschaftsgefühl und erhöht die Verbundenheit mit dem Unternehmen. Besonders im digitalen Wandel gewinnt sie immer mehr an strategischer Relevanz.
Headerbild: © peopleimages.com – stock.adobe.com
