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Management

Richtig Feedback geben

Für Mitarbeiter ist regelmäßiges Feedback sehr wichtig, doch einigen Führungskräften fällt es schwer, richtig Feedback zu geben. Sie finden oft nicht die richtigen Worte, den richtigen Zeitpunkt oder haben Angst vor unangenehmen Situationen mit den Kollegen. Dabei ist Feedback essenziell für die Weiterentwicklung der Mitarbeiter und somit auch die des Unternehmens. Damit das Feedbackgespräch gelingt, gibt es einige Regeln und Methoden, die beachtet werden sollten.

Das Wichtigste in Kürze:

  • Feedbackgeber sowie Feedbacknehmer sollten im Gespräch einige Feedbackregeln beachten, damit es konstruktiv bleibt und tatsächlich etwas bewirkt.
  • Durch richtiges Feedback können Mitarbeiter sowie Führungskräfte sich weiterentwickeln und das Unternehmen insgesamt nach vorne bringen.
  • Feedbackmethoden können die Feedbacksituation angenehmer und einfacher gestalten und geben den Führungskräften neue Ideen, Feedback richtig, jedoch auch konstruktiv und positiv zu geben.

Feedback ist eine Art Rückmeldung und Beurteilung, die durch eine andere Person erfolgt. Es ist eine Außenwahrnehmung, die die eigene Selbsteinschätzung ergänzt. Richtig eingesetztes Feedback ist sehr wirkungsvoll und kann die Motivation der Mitarbeiter steigern. In der Regel sind diese jederzeit dankbar für Feedback, denn nur so können sie sich weiterentwickeln und an ihren Aufgaben wachsen – viele fordern sogar explizit regelmäßiges Feedback ein.

Möglichkeiten, Feedback zu geben, gibt es viele. Nach einer abgeschlossenen Aufgabe, bei einem spontanen Gespräch mit einem Mitarbeiter oder auch klassisch in einem Feedbackgespräch. Hier gibt es immer zwei Rollen: den Feedbackgeber und den Feedbacknehmer. Diese zwei Rollen agieren gemeinsam und nicht gegeneinander: Der Feedbackgeber unterstützt den Feedbacknehmer, indem er ihm eine professionelle Beurteilung und konstruktive Ratschläge gibt, zum Beispiel was er gut gemacht hat, wo noch Verbesserungsbedarf besteht und wie er das Feedback produktiv umsetzen kann.

Damit rückt das eigentliche Ergebnis, worauf der Feedbackgeber mit seiner Rückmeldung reagiert, in den Hintergrund und beide Rollen blicken auf den Prozess, der nun vor ihnen liegt. Und der Mitarbeiter kann das Feedback nutzen und erfolgreich umsetzen, bis das nächste Feedbackgespräch ansteht. Doch bevor der Feedbackgeber, in der Regel die Führungskraft, sein Gegenüber beurteilt, sollte er ebenfalls eine gut reflektierte Selbstwahrnehmung besitzen.

Von der Selbstwahrnehmung zur Außenwahrnehmung

Für ein erfolgreiches Feedbackgespräch sollte jeder im Team, egal ob Führungskraft oder Mitarbeiter, eine gute Selbstwahrnehmung besitzen. Dafür ist es ist wichtig, die Diskrepanz zwischen Selbst- und Fremdwahrnehmung aufzulösen. Um die eigene Selbstwahrnehmung zu stärken, ist es sinnvoll, mehrere Personen aus dem Team zu befragen und herauszufinden, wie sie einen persönlich wahrnehmen, zum Beispiel in Bezug auf Stärken und Schwächen, kollegiales Verhalten oder die Arbeitsmoral innerhalb des Teams. Idealerweise eignen sich hierfür besonders die Personen, die der Fragende gut kennt, oder mit denen er viel zusammenarbeitet.

Auch für Mitarbeiter ist eine gute Selbsteinschätzung wichtig, denn es ist die Chance, ihrem Vorgesetzten mitzuteilen, was sie seit dem letzten Gespräch geleistet haben, was ihre Stärken sind und auch was sie sich von der Führungskraft und dem Team an Unterstützung oder Optimierung wünschen. Viele Führungskräfte sind sich nämlich der Leistungen und Entwicklungen ihrer Mitarbeiter gar nicht wirklich bewusst und verlieren schnell den Überblick, wenn sie in einem größeren Team arbeiten.


Die Führungskraft sollte sich ausreichend Zeit für ein richtiges Feedback nehmen und sich auf das Gespräch fokussieren können (Bildquelle: © Suteren Studio - stock.adobe.com)

Feedbackregeln beachten

Eine gestärkte Selbstwahrnehmung ist eine gute Voraussetzung für ein gelungenes Feedbackgespräch. Dennoch gibt es ein paar grundsätzliche Regeln, die Feedbackgeber sowie -nehmer beachten sollten, damit das Gespräch auch wirkungsvoll ist und für beide Seiten erfolgreich verläuft.

Keine Wertung vornehmen

Feedback sollte beschreibend und nicht wertend sein. Der Feedbackgeber sollte dem Feedbacknehmer eine möglichst konkrete Beschreibung seines Verhaltens und der darauffolgenden Reaktionen und Einschätzungen geben und nicht allgemein auf die Person und seinen Charakter eingehen. Interpretationen des Verhaltens vonseiten des Feedbackgebers sind ebenfalls wertend und sollten vermieden werden. Das gehört nicht zu einem professionellen Feedback. Als Ausnahme gilt, wenn der Feedbacknehmer explizit nach einer Interpretation fragt und dies mit dem Feedbackgeber tatsächlich diskutieren möchte.

Den richtigen Zeitpunkt finden

Außerhalb eines vereinbarten Feedbackgesprächs sollten unbedingt immer die Bedürfnisse aller beteiligten Personen berücksichtigt werden. Die Person, die die Rückmeldung gibt, sollte sich idealerweise vergewissern, ob der Empfänger im Augenblick dazu in der Lage ist, das Feedback zu hören und anzunehmen. Es sollte erwünscht sein und im optimalen Fall sogar erbeten und nicht vom Feedbackgeber aufgezwungen werden. Eine Rückmeldung als Angebot zu formulieren ist eine gute Möglichkeit und bietet dem Feedbacknehmer auch die Chance, ein Feedback abzulehnen, wenn die persönlichen Bedürfnisse oder die momentane Situation kein Feedback zulassen.

Die einfachste Lösung ist, ein Feedback in Form eines Feedbackgesprächs anzubieten, denn so können sich alle Parteien im Voraus gründlich darauf vorbereiten. Auf veränderbare Verhaltensweisen fokussieren: Feedback sollte immer brauchbar sein und veränderbare Verhaltensweisen ansprechen. Unzulänglichkeiten, auf die der Betreffende keinen oder wenig Einfluss nehmen kann, sind nicht wirkungsvoll und bringen das Feedbackgespräch zu keinem konstruktiven Ergebnis. Im schlimmsten Fall könnte der Feedbacknehmer sich angegriffen fühlen und die Gruppendynamik verschlechtert sich.

Nicht mit Feedback warten

Wenn es sich um eine Rückmeldung zu einem bestimmten Verhalten oder einer Situation handelt, sollte das Feedback sobald wie möglich gegeben werden, denn je weiter der Vorfall in der Vergangenheit liegt, umso weniger kann das Gegenüber mit dem Feedback etwas anfangen. Schnelles Feedback gibt dem Empfänger die Möglichkeit, die angesprochene Situation besser in Erinnerung zu rufen und sein Verhalten zu verifizieren. In emotionsgeladenen Situationen sollte jedoch kein Feedback gegeben werden. Hier gilt es abzuwarten, bis sich die Situation beruhigt hat und das Feedback wieder objektiv und konstruktiv erfolgen kann.


Durch richtiges Feedback weiß jeder Mitarbeiter, wo seine Stärken, aber auch Schwächen liegen und kann gemeinsam im Team daran arbeiten (Bildquelle: © Suteren Studio - stock.adobe.com)

Konstruktiv und positiv

Feedback sollte immer konstruktiv sein und neue Informationen für den Feedbacknehmer enthalten. Er sollte nach einem Gespräch genau wissen, wie seine Fremdeinschätzung ist und wie er sich weiterentwickeln kann. Doch auch positives Feedback ist unerlässlich und sollte ein fester Bestandteil eines Feedbackgesprächs sein. Was hat der Mitarbeiter gut gemacht, wie hat er sich weiterentwickelt und was macht diesen unersetzlich? Positive Worte stärken das Selbstbewusstsein und erhöhen die Motivation.

Kein Feedback auf Feedback

In einem Feedbackgespräch sollte jeder Beteiligte darauf achten, kein Feedback auf Feedback zu geben, außer es ist explizit gewünscht. Der Feedbackgeber sollte in Ruhe sprechen können, ohne dabei verbal oder auch non-verbal gestört zu werden, denn Mimik und Gestik gelten ebenfalls als Kommunikation. Falls etwas missverständlich formuliert ist, ist Nachfragen natürlich erlaubt und auch erwünscht, bevor Missverständnisse auftreten.

Feedbackmethoden

Mitarbeiter in die Chefrolle versetzen

Es ist nicht nur für Mitarbeiter wichtig, Feedback zu erhalten, sondern auch für die Führungskräfte eines Unternehmens. Hierfür eignet sich die Methode, seinen Mitarbeitern Fragen zu stellen, die in die folgende Richtung gehen: Was würdest du tun, wenn du einen Tag lang der Chef wärst? Was müsste sich verändern, damit du dauerhaft im Unternehmen bleibst? Die Antworten auf solche Fragen können den Führungskräften neue Impulse und Ideen geben. Veraltete Arbeitsabläufe können erkannt und verändert werden, neue Führungsmethoden entdeckt sowie das Unternehmen zukunftsträchtiger aufstellen, zum Beispiel in Bezug auf Digitalisierung.

Start-Stopp-Keep-Technik

Bei dieser Methode treffen sich die Führungskraft und die Kollegen regelmäßig und formulieren ihr Feedback in der Reihenfolge der Start-Stopp-Keep-Technik. Dabei stehen bei „Start“ die Wünsche, die das Team aneinander hat, im Mittelunkt. Dies bezieht sich zum Beispiel auf das Verhalten der Kollegen sowie auf die Arbeitsabläufe im Team. Bei „Stopp“ liegt der Fokus auf den Dingen, die nicht so gut laufen und einer Veränderung bedürfen. „Keep“ steht für das Verhalten, die Reaktionen, die Arbeitsabläufe, die positiv sind und beibehalten werden sollen. Die Start-Stopp-Keep-Technik schweißt das Team zusammen und erhöht die Transparenz untereinander. Jeder Einzelne in der Gruppe öffnet sich und kann sowohl konstruktives sowie positives Feedback formulieren.

Die 3-W-Methode

Diese Methode wird in Feedbackgesprächen oft angewendet. Hierfür wird sich an folgende begriffliche Reihenfolge gehalten: Wahrnehmung – Wirkung – Wunsch. Bei der „Wahrnehmung“ gibt der Feedbackgeber dem Gegenüber eine Rückmeldung, wie er sein Verhalten, seine Reaktionen wahrnimmt. Dabei sollte sich immer an die oben genannten Feedbackregeln gehalten werden. Nach der Wahrnehmung folgt die „Wirkung“ und dem Feedbacknehmer wird erläutert, wie das Wahrgenommene auf den Feedbackgeber wirkt und was es zur Folge haben könnte. Beim Begriff „Wunsch“ geht es darum, was sich das Gegenüber von der anderen Person wünscht, zum Beispiel in Bezug auf sein Verhalten oder eine konkrete Situation.

In der Regel sind Mitarbeiter jederzeit dankbar für Feedback, denn nur so können sie sich weiterentwickeln und an ihren Aufgaben wachsen

 
Die Skala der Selbsteinschätzung

Die Frage nach der eigenen Selbstwahrnehmung kann ebenfalls eine Methode sein, um Feedback zu geben. Die Führungskraft kann bei dieser Methode in einem 1:1-Gespräch herausfinden, wie der Mitarbeiter sich und seine Leistung im Team auf einer Skala von 1–10 selbst einschätzen würde und warum. Die Methode kann hilfreich sein, um die Gedanken und Reaktionen des Feedbacknehmers besser zu verstehen und sich mit diesen auseinanderzusetzen. In der Regel kann sich jeder Mitarbeiter ziemlich gut selbst einschätzen und weiß ungefähr, wo er sich auf einer Skala realistisch einordnen würde. Die Führungskraft hat die Möglichkeit, auf diese Einschätzungen konstruktiv und professionell zu reagieren. Hierbei wird besonders an die Eigenverantwortung der befragten Person appelliert und es werden neue Ideen und Impulse gegeben, was sie tun könnte, um noch erfolgreicher zu werden.

Fazit

Feedback ist nicht einfach Feedback – es gibt eine Vielzahl an Regeln, die Feedbackgeber sowie -nehmer beachten sollten, damit das Feedbackgespräch konstruktiv bleibt und auch tatsächlich etwas bewirkt. Konstruktives Feedback kann aber auch heißen, dass es durchaus mal „weh tun“ und unangenehm sein kann. Trotzdem ist es für jede Führungskraft, jeden Mitarbeiter und das Unternehmen essenziell, Feedback zu bekommen.

Nur so kann das Mitarbeiter-Team sich weiterentwickeln und an seinen Aufgaben wachsen und das Unternehmen insgesamt nach vorne bringen. Nur gemeinsam ist das Team stark und es kann nur erfolgreich bleiben, wenn jeder an sich arbeitet und durch gutes und richtiges Feedback weiß, wo seine individuellen Stärken liegen und in welchen Bereichen er noch an sich arbeiten muss.

 

Bildquelle: © Suteren Studio - stock.adobe.com

Die Autorin

  • Anne Papenfuß

    Anne Papenfuß ist nun in Ihrem dritten Lehrjahr bei BODYMEDIA im Bereich Marketing und Redaktion tätig. Sie recherchiert, schreibt und berichtet zusätzlich im "BODYMEDIA News-Corner" über Neuigkeiten und Innovationen in der Fitness- und Physiobranche.

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