Digitalisierung

So binden Sie Ihre besten Mitarbeiter mit zeitgemäßen Kommunikationstools

Gute, engagierte Mitarbeiter in der Praxis zu halten ist nicht immer leicht. Doch was können Physiopraxen tun, um ihre fähigsten Mitarbeiter nicht an die Konkurrenz zu verlieren und was bewegt die Mitarbeiter zur Kündigung? Bgm21® stellt die wichtigsten Erkenntnisse dar und erläutert positive Bindungseffekte am Beispiel guter (digitaler) Kommunikation.

Gerade in Zeiten großer demografischer, konjunktureller und wirtschaftlicher Veränderungen, wie wir sie aktuell erleben, sind flexibel gestaltete Arbeitsverhältnisse- und Strukturen sowie eine starke Bindung der Mitarbeiter an die eigene Praxis wichtige Erfolgsfaktoren. Sind die Mitarbeiter zudem noch engagiert und emotional gebunden, geben sie ihr Bestes und schaffen einen deutlichen Mehrwert für die Praxis.

Warum kündigen Mitarbeiter?
Hierzu ist es wichtig zu wissen, wie zufrieden Ihre Mitarbeiter mit ihrer Arbeit sind. Denn: Eine große Unzufriedenheit und attraktive Jobalternativen führen häufig zu einer Kündigung.
Des Weiteren sind die Persönlichkeit des Mitarbeiters sowie dessen private Anforderungen (z.B. die Geburt eines Kindes, Krankheit) von großer Bedeutung. Aber auch praxisbezogene Ursachen können die Bindung bzw. die Wechselbereitschaft stärken. Hierzu zählen formelle und informelle soziale Beziehungen, der wahrgenommene „fit“ der eigenen Persönlichkeit zur Praxis und der eigenen Lebensumstände sowie – last but not least – die Nachteile einer Kündigung.

Was bindet?
Deshalb ist es wichtig, auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter einzugehen und sie durch abwechslungsreiche und fordernde Aufgaben, transparente und regelmäßige Kommunikation, eine gute Unternehmenskultur, gute Führung sowie eine marktgerechte Bezahlung an die Praxis zu binden.

So können Sie und Ihre Kunden langfristig von engagierteren und zufriedeneren Mitarbeitern profitieren, die Freude an der Arbeit haben, seltener krank sind und als Botschafter im Employer Branding wirken. Zudem sparen Sie Kosten, die nach einer unerwünschten Kündigung mit der Wiederbesetzung einhergehen.
 


Apps und andere Software erleichtern das Praxismanagement sowie die interne Kommunikation und Information


Demografie-sensibel und zeitgerecht führen und kommunizieren
Häufig kommen Mitarbeiter wegen der Praxis und gehen wegen der Führungskraft. Daher gilt es, den Führungsstil kritisch zu reflektieren und eine offene, wertschätzende und regelmäßige Feedbackkultur sowie eine effektive Kommunikation zu pflegen. Dazu gehört es, die eigenen Ideen mit Leidenschaft zu verdeutlichen und den Ideen anderer nicht nur zuzuhören, sondern diese auch zu verarbeiten bzw. umzusetzen. Lassen Sie sich dabei auf die Bedürfnisse und demografischen Besonderheiten Ihrer Mitarbeiter ein, denn jede Generation ist anders geprägt, pflegt andere Werte und ist mehr oder weniger digital affin. Daher stellen Sie die Beschäftigungsfähigkeit Ihrer Mitarbeiter sicher und sorgen Sie dafür, dass neue digitale Tools und Anwendungen von allen Mitarbeitern erfolgreich genutzt werden können. Seien Sie selbst mit Herzblut dabei, denn Ihr Enthusiasmus „steckt“ Ihre Mitarbeiter buchstäblich an und vermittelt Vertrauen in die Zukunftsfähigkeit Ihrer Praxis.

Wie wichtig ist die eingesetzte Technologie für das Engagement der Mitarbeiter?
Sie spielt eine wichtige Rolle, denn Mitarbeiter nutzen Technologien im privaten Bereich ganz selbstverständlich und erleben personalisierte Services, wie bei Netflix oder Amazon.
Viele Apps und Programme erleichtern das Praxismanagement sowie die interne Kommunikation und Information. Zudem möchten v.a. Ihre jungen Mitarbeiter mit zeitgemäßen Arbeits- und Kommunikationsmitteln arbeiten – adäquat zu ihrem privaten Nutzungsverhalten.

 


Insbesondere für Mitarbeiter ohne festen PC-Arbeitsplatz ist eine Mitarbeiter-Plattform eine gute Möglichkeit, die interne Kommunikation zu modernisieren. So werden alle Mitarbeiter via App erreicht
 

Wie wichtig ist ein digitales Mindset für Sie als Führungskraft bzw. Inhaberin der Physiopraxis?
Sehr wichtig, denn es zeigt, dass Sie neugierig sind auf die neuesten technischen Entwicklungen. Sie untersuchen analoge Prozesse auf ihr digitales Optimierungspotential hin. Dabei haben Sie verstanden, dass digitale Prozesse sämtliche Bereiche in Ihrer Praxis und auch die Kommunikation durchdringen. Mit diesem Mindset sind Sie in der Lage, zukunftsfähig zu handeln, Prozesse zu digitalisieren und eine digitale Praxiskultur zu etablieren.

In welchen Bereichen kann Software die Kommunikation unterstützen?

HR-Software: Einbindung der Mitarbeiter

  • Mitarbeiterauswahl und Onboarding: Wenn Sie bei der Suche nach neuen Mitarbeitern die Teamstrukturen und die kulturelle Passung im Blick haben, schaffen Sie die Basis für eine gute Arbeitsatmosphäre und den richtigen Teamspirit. Auch für die Auswahl der richtigen Mitarbeiter sowie für ein effizientes Onboarding gibt es auf dem Markt diverse digitale Angebote, die Ihnen viel Zeit sparen.
     
  • Mit regelmäßigen Mitarbeiterbefragungen sind Sie immer „am Puls der Mitarbeiter“. Sie erfahren, wie zufrieden die Mitarbeiter sind und wie die Zufriedenheit gestärkt oder auch wiederhergestellt werden kann. Diese Informationen sind wichtig und essentiell, denn sie helfen Ihnen, die Arbeit und das kollegiale Miteinander zufriedenstellender und gesünder zu gestalten. Dies betrifft die Arbeitsplätze, Arbeitszeiten, Ausgleich für Überstunden, Arbeitsbelastungen, Ungerechtigkeiten. Nur wenn Sie die ermittelten Probleme aktiv angehen, ein kollegiales Umfeld schaffen, eine konstruktive Feedback-Kultur pflegen und auch akzeptable Überstundenregelungen anbieten, schaffen Sie Entlastung und bieten ein attraktives „Gesamtangebot“, mit dem Sie Mitarbeiter binden.

 


Digitale Tools können für das Praxismanagement und auch zur Selbstorganisation genutzt werden

Je nach Größe der Praxis und den Präferenzen der Mitarbeiter können Sie die Mitarbeiterbefragung analog (mündlich oder schriftlich mit Fragebogen) oder digital mit einer Software durchführen. Einige Apps arbeiten sogar mit künstlicher Intelligenz und geben den Mitarbeitern das Gefühl, dass sie mit einer lebenden Person sprechen können. Alternativ können Sie die Befragung, Auswertung und die draus resultierende Maßnahmenumsetzung auch von einem externen Dienstleister / Berater durchführen lassen.

Digitale Medien und Tools
Mit der Digitalisierung schreitet auch die Vernetzung technischer Systeme weiter voran; für räumlich getrennte Beschäftigte wird die (virtuelle) Zusammenarbeit und Kommunikation möglich. Zu den digitalen Lösungen zählen vom klassischen Intranet hin zum Social Intranet, über Webconferencing und Video/Audio-Broadcasting auch Mitarbeiter-Apps.  
Daneben werden die E-Mail bzw. der Newsletter sowie die digitale Mitarbeiterzeitschrift gern genutzt. Mitarbeiter-Apps sowie die mobile Anbindung bestehender (Social-)Intranet- und Digital-Workplace-Lösungen werden immer beliebter.

  • Mitarbeiter-Apps
    Insbesondere für Mitarbeiter ohne festen PC-Arbeitsplatz ist eine Mitarbeiter-Plattform eine gute Möglichkeit, die interne Kommunikation zu modernisieren. Mit nur einer Plattform werden alle Mitarbeiter via mobilem Smartphone erreicht und nehmen teil an der internen Kommunikation.

    Das ist gerade für Mitarbeiter im Außeneinsatz wichtig, die so jederzeit über die Geschehnisse in der Praxis informiert werden und auch selbst die interne Kommunikation aktiv mitgestalten können. Sie fühlen sich nicht mehr isoliert, sind besser informiert und zufriedener mit ihrer Arbeit. Es können zudem unfreiwillige Arbeitspausen und Wartezeiten vermieden werden, die aufgrund von fehlender Information entstehen. Die Prozesse werden optimiert, der Frust bleibt aus, da Chatnachrichten den notwendigen Austausch ermöglichen.

    Mit der App werden wichtige Praxisupdates genauso wie Posts und Benachrichtigungen kommuniziert. Streams können speziell für einzelne Gruppen erstellt werden, um den Informationsfluss zu kontrollieren und die richtigen Kanäle für Themen zu finden. So erhalten die Mitarbeiter nur die für sie relevanten Inhalte. Zudem können sich die Mitarbeiter vernetzen und interagieren. Das stärkt das Zusammengehörigkeitsgefühl.

An die Stelle von E-Mail treten zunehmend Kommunikationstools, mit denen auch die Organisation erleichtert wird. Denn bei steigender E-Mail-Flut und vielen To-dos kann es schwierig werden, den Überblick zu behalten und laufenden Projekten die zugehörigen E-Mails zuzuordnen.
Je nach Größe des Unternehmens, sind verschiedene digitale Kommunikationstools im Einsatz, wie ein Social Intranet mit Chat-, Kommentar- und Like-Funktionen oder auch ein sog. Digital Workplace, etwa in Form virtueller Teams und Arbeitsräume (z. B. SharePoint).

  • Intranet Meet-up (Social Intranet)
    Ein Social Intranet ist eine Softwareplattform, die den Informationsaustausch und die Zusammenarbeit in Ihrer Praxis fördert. Es ist, so wie ein Intranet, nur für einen bestimmten Personenkreis verfügbar und kann unabhängig vom öffentlichen Netz benutzt werden. Social Intranets informieren und laden zur Beteiligung ein. Bei der Einführung ist die Einbeziehung der Mitarbeiter wichtig, damit es auch genutzt wird. In Physiopraxen machen digitale Infoscreens durchaus Sinn. Diese ersetzen das analoge „Schwarze Brett“, die digitale Mitarbeiterzeitung oder auch Social-Media-Plattformen wie Yammer.
     
  • Management-Tools  
    Daneben können digitale Tools für das Praxismanagement und auch zur Selbstorganisation genutzt werden. Häufig genutzt wird beispielsweise das digitale agile Board „Trello“. Auch digitale Reporting Tools oder Themenmanagement-Tools stehen zur Verfügung. Immer wichtiger werden Reporting Tools, welche in 16,7 % der befragten Organisationen im Einsatz sind. Etwas abgeschlagen sind Lösungen zur Umsetzung von Open-Space-/Open-Office-Konzepten (11,1 %) sowie Themenmanagement-Tools wie Scompler (8,3 %). Für Physiopraxen können sich auch digitale Apps lohnen, mit denen Arbeitsabläufe und Prozesse effizienter und damit auch gesünder gestaltet werden können. Diese unterstützen zudem eine positive Employee Experience und damit die Zufriedenheit und Bindung an Ihre Praxis. Mit dem Zugriff auf eine digitale Personalakte erfüllen Sie beispielsweise die Erwartungen der Digital Natives, die sich Transparenz und Kontrolle über die eigenen Daten wünschen. Gleichzeitig gewinnen Sie mehr Zeit für wichtigere Aufgaben, denn die administrativen Verwaltungstätigkeiten können automatisiert erledigt werden. Hilfreich sind Apps für die Mitarbeiterverwaltung, Personalplanung-, Führung und Entwicklung, Ziele und Kennzahlen, Reportings, Schulungen und Qualifikationen, als Wiki, für das Ziel-, Ideen- und Auditmanagement und vieles mehr. Laufen all diese Apps auf nur einer Plattform, sparen Sie viel Zeit und Nerven, dank einer besseren Verteilung der Informationen, weniger Meetings, einfacheren Abstimmungen und klaren Verantwortlichkeiten. So haben Sie mehr Zeit und zufriedenere Mitarbeiter.

Fazit
Erfolgsfaktoren einer nachhaltigen Mitarbeiterbindung sind ein gutes Betriebsklima mit gesundheitsförderlicher und zeitgemäßer Führungskultur. Zunehmend wichtig werden digitale Kommunikations- und HR-Tools, die Prozesse vereinfachen, Mitarbeiter einbinden und viel Zeit sparen.

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Die Autorin

  • Beate Noeke

    Beate Noeke ist Betriebliche Gesundheitsmanagerin und hat das Beratungs- und Dienstleistungsunternehmen bgm21® im Mai 2018 gegründet. Beratungsschwerpunkte sind der demografische und digitale Wandel, Vereinbarkeit von Familie und Beruf sowie die Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen. Im präventiven Bereich Firmenfitness arbeitet Frau Noeke mit Fitnessstudios zusammen. Ihr Credo lautet: Die Gesundheit der Mitarbeiter ist aktiv gestaltbar und damit auch der unternehmerische Erfolg. Sich dafür einzusetzen ist Motivation und Ansporn zugleich.